Assistant administratif H/F/X

Description de la fonction Votre fonction Sous l'autorité de l'Échevin, vous assurez notamment les missions suivantes : 1. Gestion administrative et secrétariat Assurer la gestion quotidienne des courriers, courriels et appels téléphoniques. Rédiger et mettre en forme des courriers, notes, comptes rendus et autres documents administratifs. Assurer le classement, l'archivage et le suivi des dossiers. Organiser et tenir à jour l'agenda de l'Échevin. Préparer les réunions, rendez-vous et déplacements. Veiller à la bonne circulation des informations au sein du cabinet. 2. Suivi des dossiers et coordination Assurer le suivi administratif des dossiers relevant des compétences de l'Échevin. Recueillir les informations nécessaires auprès des différents services communaux. Assurer la liaison entre le cabinet, l'administration communale et les partenaires extérieurs. Préparer les documents et informations utiles aux réunions. Suivre l'évolution des demandes et veiller au respect des échéances. Participer à la préparation et au suivi des dossiers soumis aux instances communales, dans les limites des attributions du cabinet. 3. Relations avec les citoyens et partenaires Accueillir, informer et orienter les citoyens qui s'adressent au cabinet. Assurer le suivi des demandes, sollicitations et réclamations. Entretenir des contacts professionnels avec les associations, institutions et partenaires locaux. Contribuer à la qualité des relations entre le cabinet et les différents interlocuteurs. 4. Soutien organisationnel Participer à l'organisation de réunions, manifestations et événements communaux. Apporter un soutien logistique lors des activités officielles. Accompagner occasionnellement l'Échevin lors de réunions ou événements. Contribuer au bon fonctionnement général du cabinet et à toute mission administrative en lien avec la fonction. Profil Description du profil Votre profil Formation et expérience Vous êtes titulaire au minimum d'un certificat d'enseignement secondaire supérieur (CESS) ou d'un diplôme reconnu équivalent. Une expérience dans une fonction administrative, de secrétariat ou d'assistance de direction est souhaitée. Une connaissance du fonctionnement des administrations communales bruxelloises constitue un atout. Compétences techniques Vous maîtrisez les outils bureautiques courants (Word, Excel, Outlook). Vous disposez de bonnes capacités rédactionnelles et d'une excellente orthographe. Vous êtes capable d'organiser et de suivre plusieurs dossiers simultanément. Vous possédez une bonne maîtrise du français, tant à l'oral qu'à l'écrit. La connaissance du néerlandais constitue un atout. Compétences comportementales Vous faites preuve de discrétion, de confidentialité et de loyauté professionnelle. Vous êtes organisé·e, rigoureux·se et méthodique. Vous disposez d'un excellent sens du contact et du service au citoyen. Vous faites preuve d'autonomie, d'initiative et de réactivité. Vous êtes capable de gérer les priorités et de vous adapter aux i

Description de l'entreprise Administration communale de Saint-Josse-ten-Noode Avenue de l'Astronomie, 13 1210 Bruxelles