Description du poste
Die Universität des Saarlandes ist eine Campus-Universität, die international bekannt ist durch die Forschungsorientierung insb. im Bereich der Informatik und den Nano- und Lebenswissenschaften. Zudem zeichnet sie sich durch die engen Beziehungen zu Frankreich und den Europa-Schwerpunkt aus. Rund 17.000 Studierende sind an der Universität des Saarlandes in über hundert Studienfächern eingeschrieben. Die Universität des Saarlandes ist eine familienfreundliche Hochschule und mit mehr als 4000 Mitarbeitenden eine der größten Arbeitgeberinnen in der Region.
Wir bieten zum nächstmöglichen Zeitpunkt für die Zentrale Verwaltung im Dezernat Forschungsmanagement
folgende Stelle an:
Mitarbeiterin im Backoffice des Dezernats Forschungsmanagement (m/w/d) Kennziffer N2381, Vergütung nach TV-L, Entgeltgruppe 6, Beschäftigungsdauer: unbefristet, Beschäftigungsumfang: 100 % der tariflichen Arbeitszeit
Das ist Ihr Arbeitsbereich:
Das Dezernat Forschungsmanagement (Dezernat F) als Teil der Zentralen Verwaltung der Universität des Saarlandes ist bei allen Fragen rund um die Einwerbung von Drittmitteln Anlaufstelle für ihre Wissenschaftlerinnen. Es ist für den kompletten Prozess von der Antragsberatung und Einreichung über die Verhandlung und Gestaltung der zugehörigen Verträge bis zur finanziellen Abwicklung der Projekte zuständig. Das Dezernat F gliedert sich in die drei
Abteilungen: Forschungsförderung und Forschungskultur, Vertragsmanagement und Klinische Studien sowie Drittmittelverwaltung.
Für das Backoffice des Dezernats F, das dezernatsübergreifende Aufgaben wahrnimmt, suchen wir eine engagierte Unterstützung.
Ihre Aufgaben sind:
Dezernatsadministration und -organisation:
• Zentrale Ansprechperson für die Mitarbeitenden des Dezernats in administrativen und organisatorischen
Angelegenheiten
• Organisation des laufenden Büro- und Verwaltungsbetriebs, insbesondere Postbearbeitung, Funktionspostfächer,
Inventar- und Dokumentenmanagement
• Beschaffung und Verwaltung von Büro- und IT-Ausstattung sowie Koordination von Service- und Supportanfragen
• Termin-, Raum- und Veranstaltungskoordination sowie organisatorische Betreuung von Vorstellungsgesprächen,
Besprechungen und Veranstaltungen
• Pflege und Weiterentwicklung der Informations- und Dokumentationsstrukturen einschließlich Homepage- und
Intranetauftritt
• Administrative Begleitung von Onboarding- und Offboarding-Prozessen von Mitarbeitenden sowie Unterstützung
bei der Planung und Buchung von Dienstreisen
• Wahrnehmung von Sekretariatsaufgaben für den Vizepräsidenten für Forschung und gesellschaftliche
Verantwortung
Weitere Zuständigkeiten:
• Erstellung, Pflege und Auswertung von Übersichten, Berichten und Datenbanken
• Mitwirkung bei der Dokumentation, Optimierung und Weiterentwicklung interner Prozesse, einschließlich des
Einsatzes KI-gestützter Anwendungen
• Administrative Unterstützung im Vertragsmanagement, insbesondere bei der Vorbereitung, Nachverfolgung und
Dokumentation von Vertragsvorgängen
• Koordination der Schnittstelle zwischen Universität und Technology Transfer Office sowie administrative
Begleitung von Erfindungsmeldungen und Schutzrechtsverfahren
Ihr Profil ist:
• Abgeschlossene Berufsausbildung als Kauffrau bzw. Kaufmann für Büromanagement oder vergleichbare Qualifikation
• Kenntnisse relevanter Verwaltungs- und Organisationsabläufe, idealerweise im Hochschulumfeld
• Kenntnisse der hochschulinternen Verwaltungsstrukturen und Zuständigkeiten von Vorteil
• Sehr gute Kenntnisse in Microsoft Office und Grundkenntnisse in TYPO3
• Ausgeprägte Organisations- und Kommunikationsfähigkeit sowie eine selbstständige, strukturierte
Arbeitsweise
• Freundliches Auftreten, hohe Serviceorientierung und Teamfähigkeit
• Sprachkenntnisse (gemäß GER): deutsch -C1; englisch-B1
Darüber hinaus bringen Sie mit:
• Kenntnisse im Umgang mit KI-gestützten Anwendungen zur Unterstützung administrativer Prozesse sind wünschenswert
Wir bieten Ihnen:
• flexible A