Kaufmännische Sachbearbeiter:in

INNOVENT e. V. ist eine unabhängige Industrieforschungseinrichtung in Jena. Seit über 30 Jahren arbeiten wir auf den Gebieten Oberflächentechnik, Biomaterialien, Magnetische und Optische Systeme sowie Analytik.  Für unser Unternehmen suchen wir im Zuge einer altersbedingten Nachfolgeregelung am Standort Elektrochemie (Jena-Nord, Ilmstraße 18, 07743 Jena) zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine engagierte und zuverlässige Persönlichkeit als  Kaufmännische Sachbearbeiter:in / Buchhalter:in  (m/w/d)  Sie starten bei uns mit einem Beschäftigungsumfang von 25–30 Wochenstunden. Da in den kommenden Jahren ein Renteneintritt ansteht, ist geplant, den Stundenumfang ab etwa 2028 auf eine Vollzeitstelle auszuweiten. So bietet sich Ihnen die Möglichkeit, sich Schritt für Schritt in Ihre Aufgaben einzuarbeiten und langfristig Teil unseres Teams zu werden. Vielseitige Schnittstellenfunktion zwischen Kunden, Auftragsabwicklung, Versand und Verwaltung kaufmännische Sachbearbeiter:in bzw. Buchhalter:in (m/w/d). Sie stehen in engem Kontakt mit unseren Kunden und Geschäftspartnern, begleiten Aufträge von der Anfrage bis zur Auslieferung, koordinieren Versand- und Logistikprozesse, unterstützen die Buchhaltung und bringen sich gleichzeitig bei unserer Außendarstellung und im Marketing ein. Damit bietet die Position viel Eigenverantwortung, Abwechslung und Gestaltungsspielraum und eignet sich besonders für Menschen, die gerne über den klassischen Tellerrand einer einzelnen kaufmännischen Tätigkeit hinausblicken. Dabei erwartet Sie ein abwechslungsreiches Aufgabengebiet mit viel Kundenkontakt und eigenverantwortlichem Arbeiten in einem technisch geprägten Umfeld der industriellen Lohnbeschichtung Ihre Aufgaben Kunden und Auftragsabwicklung - Betreuung und Kommunikation mit unseren Kunden im In- und Ausland – telefonisch und per E-Mail in deutscher und englischer Sprache sowie Bearbeitung und Nachverfolgung von Kundenanfragen - Erstellung und Bearbeitung von Angeboten und Preiskalkulationen, Erfassung und Bearbeitung von Kundenaufträgen sowie Erstellung von Auftragsbestätigungen   - Eigenständige Zuordnung neuer internationaler Aufträge bezüglich innergemeinschaftlicher Lieferung oder Leistung, Drittlandslieferung oder -leistung, Import/Export, sowie Reverse Charge Verfahren unter Einbeziehung des Ortes der sonstigen Lieferung oder Leistung  - Abstimmung von Lieferterminen mit Kunden, internen Ansprechpartnern und Versanddienstleistern sowie Erstellung und Prüfung von Versand- und Exportdokumenten und weiteren auftragsbezogenen Anforderungen.  - Begleitung der Aufträge während der gesamten Abwicklung zur Sicherstellung eines reibungslosen Informationsflusses.  - Vorbereitung bzw. Erstellung von Ausgangsrechnungen, Prüfung und Bearbeitung auftragsbezogener Unterlagen und Übernahme von Aufgaben im Bereich der Buchhaltung - Pflege und Bearbeitung von Auftrags- und Kundendaten in unserem ERP-System SAGE - Unterstützung bei der Weiterentwicklung und Optimierung kaufmännischer Abläufe Unterstützung Marketing und Außendarstellung - Unterstützung unseres Marketings bei der Erstellung von Texten und Bildmaterial und Mitwirkung bei der Erstellung von Beiträgen für Social Media, Broschüren und Informationsmaterialien sowie bei der Vorbereitung und Durchführung von Messeauftritten Ihr Profil - Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Außenhandelskauffrau/ -mann, Bürokauffrau/ -mann, Steuerfachangestellte:r oder eine vergleichbare Qualifikation; idealerweise mit Berufserfahrung in kaufmännischer Sachbearbeitung und Schwerpunkt Fakturierung von Ausgangsrechnungen und Kalkulation von Aufträgen (im industriellem Umfeld) - Kenntnisse zu: Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers bei innergemeinschaftlichen Lieferungen, Drittlands- und Dreieckslieferungen (Import/Export) und Reverse Charge Verfahren sowie Kenntnis der Pflichtangaben für das Erstellen von Ausgangsrechnungen - Sichere Kenntnisse in Doppelter Buchführung (HGB), Umsatzsteuerrecht (ins