Description du poste
Office Manager (w/m/d) – Buchhaltung & Marketing
München-Sendling | 20 Stunden pro Woche | ab 01.01.2027
Sie haben Zahlen und Rechnungen zuverlässig im Griff und Freude daran, die Außenkommunikation eines kleinen Unternehmens mitzugestalten? Bei uns verbinden Sie beides: Sie übernehmen unser Rechnungswesen, setzen unsere Marketingaktivitäten um und sorgen für einen gut organisierten Praxisalltag.
Über uns
Sportpsychologie München steht seit über 15 Jahren für mentale Leistungsentwicklung und psychische Gesundheit. Wir begleiten Nachwuchs- und Spitzensportler, Teams sowie Menschen in verantwortungsvollen Rollen in Wirtschaft, Medizin und Musik. Mit Coachings, Workshops und Vorträgen übertragen wir Strategien aus dem Spitzensport in anspruchsvolle berufliche Kontexte.
Unser Team besteht aus zwei Inhabern und drei freien Mitarbeitenden. Wir suchen eine Person, die eigenständig arbeitet, offene Aufgaben zuverlässig nachhält und gerne Verantwortung übernimmt. Sie arbeiten direkt mit den Inhabern zusammen und können unsere Abläufe und Außenkommunikation aktiv mitgestalten.
Ihre Aufgaben
Die Schwerpunkte liegen auf Rechnungswesen und Marketing mit jeweils etwa 40 Prozent Ihrer Arbeitszeit. Rund 20 Prozent entfallen auf Praxisorganisation und Klientenkontakt.
Rechnungswesen & vorbereitende Buchhaltung
- Sie erstellen Rechnungen in DATEV, kontrollieren Zahlungseingänge und behalten offene Forderungen im Blick.
- Sie bearbeiten und verwalten Eingangsrechnungen, Belege, Auslagen und Kasse.
- Sie bereiten die Unterlagen für unsere Steuerkanzlei vor und sind deren zentrale Ansprechperson für laufende organisatorische Fragen.
Marketing & Außenkommunikation
- Sie planen und koordinieren unsere Marketingaktivitäten in Abstimmung mit den Inhabern – von der Themenplanung bis zur Umsetzung.
- Sie bereiten Inhalte für LinkedIn und unsere Website textlich und grafisch auf, veröffentlichen Beiträge und betreuen unseren LinkedIn-Kanal.
- Sie erstellen unseren quartalsweisen Newsletter und halten unsere Website aktuell.
- Sie unterstützen die Vermarktung unserer Coachings, Workshops und Vorträge, pflegen Kundenkontakte in Brevo und verfolgen offene Angebote nach.
Die fachlichen Inhalte entstehen gemeinsam mit den Inhabern. Sie sorgen dafür, dass daraus verständliche, ansprechende Kommunikation wird und vereinbarte Maßnahmen umgesetzt werden.
Praxisorganisation & Klientenkontakt
- Sie beantworten E-Mails und telefonische Anfragen, rufen Interessierte zurück und leiten Anliegen gezielt weiter.
- Sie unterstützen die Termin- und Raumkoordination sowie die organisatorische Vorbereitung von Workshops und Vorträgen.
- Sie erstellen und versenden Angebote in Abstimmung mit den Inhabern und kümmern sich um laufende Aufgaben im Praxisalltag.
Das bringen Sie mit
- Eine kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare praktische Berufserfahrung.
- Praktische Erfahrung in Rechnungsstellung und vorbereitender Buchhaltung: Sie arbeiten sorgfältig mit Zahlen und behalten Fristen und offene Vorgänge zuverlässig im Blick.
- Erfahrung in der Umsetzung von Marketingaufgaben, beispielsweise mit Social Media, Newslettern oder Websitepflege.
- Sehr gutes schriftliches Ausdrucksvermögen und Freude an freundlicher, verbindlicher Kommunikation.
- Einen sicheren Umgang mit Microsoft Office und digitalen Anwendungen sowie Grundkenntnisse in der grafischen Gestaltung, beispielsweise mit Canva. DATEV-, WordPress- oder Brevo-Kenntnisse sind ein Plus.
- Eine selbstständige, strukturierte Arbeitsweise und einen diskreten Umgang mit vertraulichen Informationen.
Auch nach einer beruflichen Pause oder mit einem passenden Quereinstieg sind Sie bei uns willkommen. Entscheidend sind Ihre praktischen Fähigkeiten und Ihre Freude an dieser Aufgabenmischung.
Das bieten wir Ihnen
- 2.000 € brutto monatlich bei 20 Wochenstunden.
- Flexible Verteilung der Arbeitszeit auf drei bis fünf Tage nach gemeinsamer Abstimmung.
- Hybrides Arbeiten mit mindestens zwei Bürotagen pro Woche.
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