Mehr als Kaffeekochen und Terminplanen! Als Assistenz der Geschäftsführung bist Du eine wichtige organisatorische Schaltstelle mit vielfältigem Aufgabenbereich. Du trittst gegenüber Kunden und Dienstleistern souverän auf, unterstützt unsere Geschäftsführung und Fachabteilungen und kümmerst Dich um Themen zur Arbeitssicherheit. Laufende Versorgungs- und Versicherungsverträge hast Du im Blick, begleitest Umbaumaßnahmen unserer Räumlichkeiten und organisierst Agenturevents wie Sommerfest, Weihnachtsfeier und Teamevents.
WORIN DEINE AUFGABEN BESTEHEN:
Tagesgeschäft
- Assistenz: Als Sprachrohr der Geschäftsführung übernimmst Du administrative Aufgaben, unterstützt organisatorisch die Fachabteilungen und sorgst für reibungslose Abläufe.
- Meetings: Du hilfst bei der Vorbereitung und Umsetzung interner Meetings.
- Korrespondenz: Du kommunizierst professionell, offen und freundlich mit Kunden und Dienstleistern, egal, ob am Telefon, per E-Mail oder face to face.
- Empfang: Du begrüßt Kunden, Bewerber und Besucher und bist deren erster Ansprechpartner.
Recherche & Projekte
- Deep Dive: Du übernimmst komplexe Recherchen für die Geschäftsführung und bereitest die Ergebnisse detailliert auf.
- Projektarbeit: Du begleitest interne Projekte und behältst auch bei längeren Vorhaben den Überblick.
- Räumlichkeiten: Von Umbauplanungen über Erweiterungen und Instandhaltung bis zur Kommunikation mit dem Vermieter steuerst Du alles rund um unsere Räumlichkeiten.
- Agenturevents: Ob Sommerfest, Movie-Night, Weihnachtsfeier oder Abteilungsevent: Du planst alles von Anfang bis Ende und sorgst dafür, dass wir zusammen eine schöne Zeit haben.
Sicherheit & Verwaltung
- Arbeitssicherheit: Du unterstützt bei der Umsetzung von Arbeitsplatzsicherheit und Brandschutz und koordinierst Schulungen mit externen Arbeitsschutz-Profis.
- Laufende Verträge: Du pflegst und prüfst regelmäßig unsere Versicherungs- und Versorgungsverträge, damit wir optimal aufgestellt sind.
- Beschaffung: Du hast den Bestand an Verbrauchsmaterialien im Blick und sorgst dafür, dass wir immer bestens ausgestattet sind.
- Fuhrpark: Du kümmerst Dich um Werkstatttermine und die Instandhaltung unserer Fahrzeuge.
WAS DU MITBRINGEN SOLLTEST:
Qualifikation & Erfahrung
- Ausbildung: Du bist kaufmännisch ausgebildet oder hast jobrelevante Erfahrungen auf anderem Weg erworben.
- Berufserfahrung: Du hast bereits Erfahrungen im Bereich der Assistenz oder einer vergleichbaren Position gesammelt.
- Englisch: Du sprichst und schreibst verhandlungssicher Englisch.
- Führerschein: Du besitzt eine gültige Fahrerlaubnis der Führerscheinklasse B.
Persönlichkeit & Arbeitsweise
- Diskretion: Du gehst verschwiegen mit vertraulichen Informationen um.
- Organisationstalent: Du verbindest Liebe zum Detail mit dem Blick für das große Ganze und verlierst auch bei vielen parallelen Aufgaben nichts aus den Augen.
- Ausdauer: Du bleibst bei langwierigen Projekten motiviert am Ball.
- Kommunikationsstärke: Du trittst souverän auf und drückst Dich schriftlich wie mündlich klar aus.
- Digitale Tools: Du arbeitest sicher mit MS Office und hältst Aufgaben in digitalen Organisationssystemen wie Trello nach.
Bonus-Skills
- Arbeitsschutz: Erste Berührungspunkte mit Arbeitssicherheit oder Brandschutz sind von Vorteil.
- Eventmanagement: Du hast bereits Veranstaltungen mit rund 100 Teilnehmern erfolgreich organisiert und betreut.
Von der Unterstützung der Geschäftsführung über den Büroumbau bis zum Sommerfest: Bei Dir laufen die Fäden zusammen. Du sorgst dafür, dass im Agenturalltag alles rund läuft, auch wenn gleich mehrere Themen auf einmal auf dem Tisch liegen.
Klingt das nach Deinem Ding? Dann bewirb Dich jetzt und werde Teil unseres Teams!
DARAUF KANNST DU DICH BEI UNS FREUEN:
Arbeiten mit Komfort
- Urlaub: 31 + 1 Tage Urlaub im Jahr – ideal, um sich einfach zu erholen. Sei es am Strand, auf dem Mount Everest oder auf Balkonien.
- Homeoffice: Homeoffice ist fester Bestandteil unserer Arbeitskul