Kaufmännischer Mitarbeiter (m/w/d) – Buchhaltung & Personalwesen
Unternehmensgruppe S&A Hotel GmbH
Standort: Essen
Beschäftigungsart: Teilzeit
Eintritt: Zum nächstmöglichen Zeitpunkt
Über uns
Die Unternehmensgruppe S&A Hotel GmbH ist im Bereich der Hotellerie tätig und betreibt mehrere Hotelstandorte. Zur Verstärkung unserer zentralen Verwaltung in Essen suchen wir eine zuverlässige, strukturierte und engagierte Persönlichkeit, die eigenverantwortlich die Bereiche Buchhaltung und Personalwesen betreut.
In dieser Position sind Sie eine wichtige Schnittstelle zwischen der Geschäftsführung, unseren Hotelstandorten, den Mitarbeitenden und unserem Steuerberater. Sie sorgen dafür, dass unsere kaufmännischen und personalbezogenen Prozesse zuverlässig, termingerecht und effizient funktionieren.
Ihre Aufgaben
1. Buchhaltung & Finanzverwaltung
- Selbstständige Bearbeitung der laufenden monatlichen Buchhaltung mit unserer Buchhaltungssoftware Lexware
- Erfassung, Prüfung, Sortierung und digitale Ablage von Rechnungen und Buchungsbelegen
- Kontierung und Buchung laufender Geschäftsvorfälle im vereinbarten Aufgabenrahmen
- Vorbereitung der monatlichen Buchhaltungsunterlagen für den Steuerberater
- Regelmäßige Abstimmung mit dem Steuerberater und der Geschäftsführung
- Überwachung steuerlicher Fristen und Zahlungstermine, insbesondere gegenüber dem Finanzamt
- Bearbeitung des betrieblichen Schriftverkehrs sowie eingehender Post
- Überwachung offener Kundenforderungen und ausstehender Rechnungsbeträge
- Durchführung des Mahnwesens einschließlich Erstellung und Versand von Zahlungserinnerungen und Mahnungen
- Prüfung und Vorbereitung von Zahlungen an Lieferanten und Dienstleister
- Kontrolle und Abstimmung von Zahlungseingängen und Zahlungsausgängen
- Strukturierte Verwaltung sämtlicher kaufmännischer Unterlagen
- Unterstützung bei betriebswirtschaftlichen Auswertungen und der Kostenkontrolle
2. Personalwesen & Personalorganisation
- Eigenständige Erstellung und Koordination von Dienst- und Schichtplänen über unsere Mitarbeiterverwaltungssoftware
- Erfassung, Kontrolle und Auswertung der monatlichen Arbeitszeiten
- Überwachung von Arbeitszeitkonten, Überstunden und vertraglich vereinbarten Arbeitsstunden
- Standortübergreifende Personalplanung unter Berücksichtigung der jeweiligen Hotelauslastung
- Vorausschauende Personaleinsatzplanung bei Messen, Veranstaltungen und saisonalen Auslastungsspitzen
- Koordination von Urlaubsanträgen, Urlaubstagen und Abwesenheiten
- Erfassung und Verwaltung von Krankmeldungen und Krankheitstagen
- Vorbereitung und Abwicklung von Personalanmeldungen und -abmeldungen in Abstimmung mit dem Steuerberater
- Monatliche Übermittlung der abrechnungsrelevanten Arbeitsstunden und Personaldaten an den Steuerberater
- Pflege und Verwaltung der Personalakten und Mitarbeiterunterlagen
- Zentrale Ansprechperson für organisatorische und administrative Anliegen unserer Mitarbeitenden
- Organisation und Durchführung von Bewerbungsgesprächen
- Auswahl und Einstellung neuer Mitarbeitender in enger Abstimmung mit der Geschäftsführung
- Koordination der Einarbeitung neuer Mitarbeitender
- Recherche und Organisation geeigneter Weiterbildungs- und Fortbildungsmöglichkeiten
- Unterstützung bei der Optimierung und Weiterentwicklung unserer Personalprozesse
Ihr Profil
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
- Berufserfahrung in der Buchhaltung und idealerweise auch in der Personalverwaltung
- Sicherer Umgang mit Buchhaltungssoftware, vorzugsweise Lexware
- Gute Kenntnisse in MS Office, insbesondere Excel
- Grundkenntnisse im deutschen Arbeitsrecht und in personaladministrativen Abläufen
- Strukturierte, gewissenhafte und selbstständige Arbeitsweise
- Ausgeprägtes Organisationstalent und ein gutes Zahlenverständnis
- Hohes Verantwortungsbewusstsein, Zuverlässigkeit und Diskretion
- Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
- Kommunikationsstärke und ein professioneller Umgang