Der Eigenbetrieb für Arbeitsförderung der Stadt Halle (Saale) (EfA) sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt zur Unterstützung der Betriebsleitung des Eigenbetriebes für Arbeitsförderung eine
Sachbearbeitung Vorgangsmanagement (m/w/d) (E 9a TVöD)
(Bitte geben Sie in der Bewerbung die Referenznummer 07/2026 an)
Ihre Aufgaben sind:
Büromanagement
- Organisation und Koordination des allgemeinen Büro- und Sekretariatsbetriebs inkl. der Verwaltung des Arbeits- und Büromaterials für alle Mitarbeitenden
- Bearbeitung des internen und externen Schriftverkehrs sowie der telefonischen Korrespondenz und Verteilung
- Terminplanung, -koordination und -überwachung für die Betriebsleitung
- Erstellung und Aufbereitung von Schriftstücken, Protokollen, Präsentationen u.ä.
- Vorbereitung, Organisation und Betreuung von Sitzungen (Betriebsausschuss), Presseterminen und Veranstaltungen der Betriebsleitung
- Erstellung, Beteiligung und Nachbereitung von Beschlussvorlagen, Vergabevorlagen u.ä. für den Betriebsausschuss im Ratsinformationssystem SESSION
- Organisation und Nachbereitung der Betriebsausschusssitzungen
- Erstellung, Bearbeitung und Veröffentlichung der Niederschriften und Bekanntmachungen
- Überwachung von Fristen, Wiedervorlagen und offenen Vorgängen
- Bearbeitung des Posteingangs und -ausgangs sowie Verwaltung und Ablage von Dokumenten
- Unterstützung der Betriebsleitung bei organisatorischen und administrativen Aufgaben
- Schnittstellenfunktion zwischen Betriebsleitung, Mitarbeitenden, Fachbereichen und externen Ansprechpersonen
Beschaffungswesen
- Bearbeitung und Durchführung von Beschaffungsvorgängen und Vergabeverfahren im Rahmen der übertragenen Zuständigkeiten
- Sicherstellung der Einhaltung geltender vergaberechtlicher Bestimmungen sowie interner Verwaltungsvorschriften
- Ermittlung und Prüfung von Beschaffungsbedarfen
- Planung, Vorbereitung und Koordination von Beschaffungs- und Vergabeverfahren
- Erstellung und Prüfung von Leistungsbeschreibungen und Leistungsverzeichnissen
- Durchführung von Markterkundungen und Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen
- Auswahl geeigneter Vergabearten unter Berücksichtigung der geltenden Rechtsvorschriften
- Erstellung von Vergabeunterlagen sowie Festlegung von Eignungs- und Zuschlagskriterien
- Vorbereitung und Durchführung von Rahmenvereinbarungen
- Prüfung von Auftragsbestätigungen und Rechnungen auf Übereinstimmung mit den vereinbarten Leistungen
- Bearbeitung von Reklamationen, Retouren und Stornierungen in Abstimmung mit den zuständigen Stellen
- Überwachung von Lieferterminen und vertraglichen Verpflichtungen
- Koordination und Bearbeitung von Vertragsnachträgen und Leistungsänderungen
- Kommunikation mit Auftragnehmern, Lieferanten und Dienstleistern
- Erfassung Rechnungseingänge
- Abwicklung von Reklamationen und Garantieleistungen
Unsere Anforderungen
Erforderlich ist:
- Abgeschlossene Berufsausbildung zum Verwaltungsfachangestellten (m/w/d), abgeschlossener Beschäftigtenlehrgang I oder kaufmännische Ausbildung.
Erwünscht sind:
- Sicherer Umgang mit computergestützten Verwaltungssystemen, Microsoft Office Anwendungen, SAP sowie SESSION
- Erfahrungen im Bereich des Terminmanagements und der Büroorganisation
- Sehr gute Kenntnisse der deutschen Sprache in Wort und Schrift
- Erfahrungen und Kenntnisse im Beschaffungswesen (Bestellungen und Vergaben)
- Strukturierte, zuverlässige und präzise Arbeitsweise zur Prüfung und Bearbeitung von Vorgängen
Wir bieten Ihnen
- eine unbefristete Beschäftigung in Vollzeit mit 39 Wochenstunden in der Entgeltgruppe 9a TVöD (ab 3.658,61 € bis 4.979,97 € brutto).
- 31 Tage Erholungsurlaub im Kalenderjahr
- umfangreiche Zusatzleistungen, u. a. jährliche Sonderzahlung und Leistungsentgelt, betriebliche Altersvorsorge
- attraktive individuelle Qualifizierungsangebote
- Familienfreundlichkeit (z. B. Gleitzeit und mobiles Arbeiten)
- Mitarbeiterrabatte bei verschiedenen Onlineshops
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung. Bitte senden Sie uns Ihr