Mitarbeiterin/Mitarbeiter (m/w/d) im Assistenzteam bei der Persönlichen Referentin des Ministerpräsi

Die Staatskanzlei als Behörde des   Ministerpräsidentendes Landes Nordrhein-Westfalen   sucht für die Abteilung M „Ministerpräsident, Grundsatzfragen“ zum nächstmöglichen Zeitpunkt   eine Mitarbeiterin/einen Mitarbeiter (m/w/d) im Assistenzteam bei der Persönlichen Referentin des Ministerpräsidenten Die Einstellung ist im Rahmen einer Sachgrundbefristung voraussichtlich bis zum 9. März 2029 vorgesehen.  Werden Sie Teil des Teams und unterstützen Sie die Persönliche Referentin des Ministerpräsidenten bei allen Aufgaben rund um die Terminkoordination, Korrespondenz und Büroorganisation. Sie kommunizieren gerne mit Menschen, kümmern sich gerne um Anliegen und können gut organisieren? Dann sind Sie bei uns genau richtig!    Was den Arbeitsplatz besonders macht: Aufgabe der Staatskanzlei ist es, den Regierungschef bei der Umsetzung der politischen Ziele, bei der Koordinierung der Arbeit der Ministerien im Rahmen des Ressortprinzips, bei seinen fachlichen Aufgaben sowie in seiner Funktion als Repräsentant des Landes zu unterstützen. Die Aufgabe des Referates M 2 „Persönliche Referentin, Termine“ umfasst die Planung, Koordination, Vor- und Nachbereitung aller Termine des Ministerpräsidenten. Es erwartet Sie eine interessante und fordernde Tätigkeit nah am täglichen politischen Geschehen der Landespolitik. Sie unterstützen die Persönliche Referentin und ihr Team bei ihren Aufgaben, den Ministerpräsidenten bestmöglich auf seinen Arbeitsalltag vorzubereiten und werden in die Korrespondenz und Terminkoordination eng eingebunden.  Teamarbeit wird bei uns großgeschrieben: In einem spannenden und abwechslungsreichen Arbeitsumfeld ergibt sich für Sie die Chance, an entscheidender Stelle zur positiven Entwicklung Nordrhein-Westfalens beizutragen. In Ihrer Tätigkeit werden Sie durch kollegiales Miteinander unterstützt. Wir legen Wert auf eine gute Einarbeitung und verlässliche Zusammenarbeit.  Sitz des Ministerpräsidenten ist das geschichtsträchtige Landeshaus am Rheinufer, nur zehn Gehminuten von der Düsseldorfer Altstadt entfernt.  Weitere Informationen zum Geschäftsbereich des Ministerpräsidenten können Sie unter „Infos zum Arbeitgeber“ finden.   Um welche Aufgaben geht es konkret: - Bearbeitung und Aufbereitung des Postein- und Postausgangs (auch im digitalen Verfahren) - Fertigen von diversem Schriftgut(z.B. allgemeine Korrespondenz, standardisierte Schreiben eigenverantwortlich fertigen, z.B. Verfassen von Eingangsbestätigungen, Zu- und Absageschreiben zu Terminanfragen an den Ministerpräsidenten, Serienbriefe, Statistiken/Tabellen in Excel) - Kommunikationsassistenz(u.a. Entgegennahme, Vermittlung und Erledigung von Telefonaten sowie Scan- und E-Mail-Dienste) - Zusammenstellung von Terminunterlagen - Recherche/Auskünfte (z.B. Datei- und Aktenrecherchen, Internetrecherchen, sonstiges Einholen von Auskünften) - Besprechungsassistenz (Organisation von Telefon- und Videokonferenzen, Terminierung von Sitzungen, Zusammenstellung von Terminmappen, Raumreservierungen, Organisation des Caterings, Empfang von Gästen) - Datenmanagement (Pflege von Datensammlungen, Anlegen von Ordnern, Überwachung von Wiedervorlagen) - Materialmanagement - Vertretung innerhalb des Assistenzteams der Abteilung   Was bringen Sie mit? Folgende fachliche Anforderungen müssen Sie erfüllen: - abgeschlossene bürobezogene Ausbildung (vorzugsweise Kaufleute für Bürokommunikation/Büromanagement, Justizfachangestellte bzw. Rechtsanwalts- und Notarfachangestellte) oder alternativ eine mindestens dreijährige einschlägige hauptberufliche Tätigkeit im Bereich der büroorganisierenden Verwaltung - sichere Beherrschung der deutschen Sprache (Grammatik, Rechtschreibung, Grammatik) - gute Anwenderkenntnisse in MS Office 2021, insbesondere in Word, Excel, Outlook Wünschenswert sind: - Kenntnisse und Erfahrungen im Sekretariatswesen - Kenntnisse der Struktur und Arbeitsweise der Landesverwaltung - professionelle Anwenderkenntnisse im Bereich der modernen Kommunika-tionstechnik