Sachbearbeiter:in / administrative:r Assistent:in für den Gesamtbetriebsrat / Betriebsrat (19,5 Std./Woche) (w/m/d)
Betriebsräte sind die gewählten Vertretungen der Beschäftigten an den verschiedenen Standorten des Forschungszentrums Jülich. Sie vertreten die Interessen und Rechte der Mitarbeitenden gegenüber der Geschäftsführung. Im Gesamtbetriebsrat werden standortübergreifende Vorgänge bearbeitet und Vereinbarungen über die Standortgrenzen hinweg geschlossen. Dabei ist ein großes Maß an Abstimmungstätigkeiten zu bewältigen und ein gewisses Fingerspitzengefühl für örtlich unterschiedliche Bedarfe und Notwendigkeiten erforderlich. Sie tragen zum Erfolg der Mitarbeitendenvertretungen bei.
Ihre Aufgaben im Team
- Sie unterstützen den Gesamtbetriebsratsvorsitz bei der Vor- und Nachbereitung von verschiedenen Sitzungsformaten. Hierzu gehören insbesondere:
- Vorbereitung der Sitzungsunterlagen sowie Erstellung von Tagesordnungen und Protokollen
- Erfassung und Nachverfolgung der aus den Sitzungen resultierenden Aufgaben
- Terminabstimmung sowie Ein- und Nachladung der Teilnehmenden
- Organisation von Reisen (Hotel-, Zug- und Flugbuchungen sowie Fahrzeugreservierungen)
- Planung, Buchung und Abrechnung der Tagungsorte
- Ferner obliegt Ihnen die Organisation von internen und externen Gesamtbetriebsratsschulungen / -seminaren
- Datenschutzkonformer Umgang mit allen ein- und ausgehenden Informationen, Wahrung der Vertraulichkeit
- Die Stelle ist eingebunden in die Sachbearbeitung des Betriebsrats am Standort Jülich. Sie und die beiden anderen Kolleginnen vertreten sich gegenseitig; das erfordert eine Einarbeitung aller Beteiligten sowohl in Gesamtbetriebsratstätigkeiten als auch in Betriebsratstätigkeiten.
- Allgemeine Verwaltungstätigkeiten wie Vorbereitung von Beschaffungen, Terminmanagement der Betriebsratsvorsitzenden
Das bringen Sie mit
- Abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsbezogene Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation im Bereich Büromanagement oder Projektassistenz
- Sie verfügen über sehr gute Deutschkenntnisse auf muttersprachlichem Niveau (C2), die idealerweise durch ein entsprechendes Sprachzertifikat oder den muttersprachlichen Gebrauch belegt werden. Grundkenntnisse der englischen Sprache runden Ihr Profil ab
- Sehr gutes Koordinierungs- und Organisationsgeschick
- Versierter Umgang mit gängigen Anwendungsprogrammen (Word, Outlook)
- Verbindliche Umgangsformen und ein hohes Maß an Vertrauenswürdigkeit
- Sorgfältiger Arbeitsstil, eine strukturierte und systematische Arbeitsweise sowie ein hohes Maß an Selbstständigkeit, Belastbarkeit, Flexibilität und Leistungsbereitschaft
darüber hinaus wünschenswerte Qualifikationen:
- Grundkenntnisse in SAP oder endorse
- Gerne weitere Fremdsprachen neben Deutsch und Englisch
Auch wenn Sie sich nicht zu 100% in dieser Stellenausschreibung wiederfinden, freuen wir uns über Ihre Bewerbung. Wir möchten, dass Sie als Person zu uns passen, nicht nur Ihr Profil.
Freuen Sie sich auf folgende Benefits
- Flexibilität: 19,5 Wochenstunden in Teilzeit, verteilt auf 5 Arbeitstage pro Woche, ermöglichen Ihnen eine individuelle und flexible Gestaltung Ihrer Arbeitszeit
- Work-Life-Balance: Optimale Bedingungen für die Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben sowie eine familienfreundliche Unternehmenspolitik. Die Möglichkeit zum (orts-)flexiblen Arbeiten ist grundsätzlich nach Abstimmung und im Einklang mit den anstehenden Aufgaben und (Vorort-)Terminen gegeben
- Urlaub: Sie erhalten bei uns 30 Tage Urlaub (in Abhängigkeit des gewählten Arbeitszeitmodells) plus freie Brückentage (z.B. zwischen Weihnachten & Neujahr)
- Wissen & Weiterbildung: Ihre Weiterentwicklung ist uns wichtig – wir fördern Sie gezielt und individuell
- Gesundheit & Wohlbefinden: Ihre Gesundheit liegt uns am Herzen. Freuen Sie sich auf ein umfangreiches betriebliches Gesundheitsmanagement mit vielfältigen Angeboten – z. B. durch Beachvolleyball-Platz, Laufgruppen, Yoga-Kurse und vieles m