ADJOINT AU CHEF DE BUREAU COURRIER ET SECRETAIRE ASSISTANTE

<b>Domaine / Métier : </b>Relation à l'usager/Chargée / Chargé d'accueil, de relation et de service à l'usager<br /> <b>Nature de l'emploi : </b>Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels<br /> <b>Description du poste : </b><br /> - Garantir la distribution de toute la correspondance numérique dans l’organisme ; - Contrôler le courrier émanant des différents services et en assurer l’expédition vers les organismes externes ; - Vérifier la conformité des documents soumis à la signature du chef d’organisme ou adjoint ; - Réceptionner le courrier physique, le trier, l’enregistrer et le distribuer dans les diverses cases des correspondants ; - Enregistrer et établir la liste de distribution des correspondances officielles des systèmes d’informations utilisés et la proposer à l’OSA ; - Editer et mettre à la signature les services de garde régimentaire et la décision du corps ; - Assurer l’accueil des visiteurs ou correspondants téléphoniques, les orienter en fonction de leurs demandes et leurs besoins (filtrage, analyse, exploitation des messages) ; - Editer les documents courants et les proposer à l’OSA ; - Assurer la gestion du pointage journalier et renseigner les documents spécifiques au secrétariat ; - Assurer Les prestations organisées par l’OSA ; - Présenter et former le personnel sur le SI CORAIL ; - Etre en mesure de suppléer le chef de secrétariat. <br /><br /> Maitriser les fonctionnalités principales de l’outil bureautique et logiciels de base Word principalement et à la marge Excel et PowerPoint. Etre en mesure d’utiliser des système d’information spécifiques (CORAIL, MUSE, SSF, …) suite à formation à poste. Connaître les méthodes de classement et l’utilisation d’une communauté de travail informatique. Appétence pour la communication L’agent a une obligation de discrétion et doit détenir une habilitation pour cet emploi.<br /> <b>Géolocalisation du poste : </b>1 RUE MARC