Medewerker kwaliteit en organisatieondersteuning

Breng jij graag structuur in administratie en zorg je ervoor dat alles vlot en overzichtelijk verloopt? Dan maken we graag kennis met jou. Bij WZC Heilig Hart Grimbergen zetten we ons elke dag in voor warme, kwaliteitsvolle zorg en een aangename leefomgeving voor onze bewoners. Achter die dagelijkse zorg staat ook een sterke administratieve werking. Duidelijke procedures, actuele documenten en een goede opvolging helpen onze medewerkers om hun werk goed te doen. Om onze werking verder te versterken, zoeken we een medewerker kwaliteit en organisatieondersteuning die ons administratief team halftijds komt ondersteunen. Wat ga je doen? Je werkt nauw samen met onze stafmedewerker resources en helpt om verschillende administratieve en organisatorische opdrachten gestructureerd op te volgen. Je taken zijn gevarieerd: Documentbeheer en procedures: je helpt documenten, procedures en formulieren actualiseren en zorgt ervoor dat medewerkers steeds de juiste informatie kunnen terugvinden. Structuur in PublicAdmin: je brengt orde in onze digitale documenten, werkt mee aan een duidelijke mappenstructuur en naamgeving en helpt verouderde of dubbele bestanden wegwerken. Klachten- en complimentenbeheer: je ondersteunt de registratie en opvolging van meldingen, bewaakt afspraken en termijnen en helpt bij de voorbereiding van rapportages. GDPR en informatieveiligheid: je ondersteunt de administratieve opvolging van documenten, registers en actiepunten rond gegevensbescherming en informatieveiligheid. NIS2: je helpt bij de administratieve opvolging van de toepasselijke verplichtingen en de bijhorende acties. Algemene organisatieondersteuning: je bereidt documenten voor, volgt dossiers op en helpt afspraken en procedures praktisch uitwerken. Onthaal: op afgesproken momenten ondersteun je de onthaalpermanentie en ben je een vriendelijk aanspreekpunt voor bewoners, bezoekers en medewerkers. Je hoeft geen specialist te zijn in al deze domeinen. Je krijgt inhoudelijke ondersteuning van je collega's. Wat voor ons vooral telt, is dat je nauwkeurig werkt, initiatief neemt en graag structuur brengt. Wie zoeken we? Je hebt een administratieve opleiding of relevante ervaring in een vergelijkbare functie. Je werkt nauwkeurig, zelfstandig en georganiseerd. Je bent digitaal vaardig en werkt vlot met Microsoft Office. Nieuwe toepassingen leer je gemakkelijk kennen. Je houdt ervan om documenten en informatie overzichtelijk te organiseren. Je kunt prioriteiten stellen en volgt gemaakte afspraken zorgvuldig op. Je gaat discreet om met vertrouwelijke informatie. Je communiceert vriendelijk en duidelijk, zowel schriftelijk als mondeling. Je bent collegiaal, flexibel en helpt graag waar nodig. Ervaring met documentbeheer, kwaliteitswerking of administratieve ondersteuning is een pluspunt. Kennis van GDPR, NIS2 of de zorgsector is mooi meegenomen, maar geen vereiste.