ASSISTANT ADMINISTRATIVE (H/F)

MISSIONS Placé sous la responsabilité du chef de service, il assure des tâches de secrétariat de la Direction Générale. En assistance au chef de service, il participe à la préparation des commissions, du Conseil municipal et assure le suivi des actes administratifs ACTIVITES SECRETARIAT GENERAL : - Transmission au contrôle de légalité, enregistrement et classement des délibérations, décisions du Maire et arrêtés municipaux, contrôle de cohérence des actes administratifs - Suivi des circuits des actes administratifs, en veillant au respect des procédures établies et en proposant toute action nécessaire pour fluidifier et sécuriser le traitement des actes - Publication des actes administratifs, suivi du fonctionnement du logiciel PubliAct - Tenue des registres - Préparation des séances du Conseil Municipal et des Commissions préparatoires en assistance au chef de service - Tâches de secrétariat de la Direction Générale - Tenue de l'agenda de la Direction Générale en binôme avec le cheT de service - Organisation de réunions COURRIER : En polyvalence avec l'agent chargé du courrier dans les tâches de : - Réception, numérisation et enregistrement du courrier « arrivé » - Suivi des circuits du logiciel Maarch - Ventilation dans les services - Affranchissement et préparation du courrier « départ » - Dépose des bacs à courrier pour le départ Poste - Dépose et reprise des parapheurs au Cabinet du Maire ACHATS En polyvalence avec l'agent chargé des achats : - suivi des révisions de prix des marchés du secrétariat général, suivre la bonne réception annuelle des catalogues avec prix ajustés - préparation des commandes, réception et distribution des fournitures administratives et toners pour les copieurs HORAIRES Secrétariat Général : 08h30-12h30/13h30-17h15 (vendredi 16h30) Courrier : 08h30-12h30/13h30-15hO0 Achats : 15h00-17h15 (vendredi 16h30) COMPETENCES ET APTITUDES - Qualités relationnelles et rédactionnelles - Organisation, autonomie, sens des initiatives, rigueur, disponibilité - Sens du travail en équipe - Sens de la confidentialité, discrétion et devoir de réserve indispensables - Polyvalence dans les différentes tâches - Maîtrise de l'outil bureautique (Word, Excel, Power point.) et des logiciels utilisés au secrétariat général (Publiact, Maarch, Fast,...) Compétences : , , Qualités : , ,