Charge de suivi administratif (H/F)

Le centre de formation TRAINING COMPETENCES recherche pour son établissement un Charge de suivi administratif(h/f). De nombreuses missions lui seront dévolues : 1. Accueil physique et téléphonique - Accueillir et orienter les apprenants et visiteurs. - Répondre aux appels téléphoniques et identifier les demandes. - Renseigner les apprenants sur les informations courantes : horaires, salles, groupes, dates de rentrée, plannings, etc. - Prendre et transmettre les messages aux collaborateurs concernés. - Réceptionner les documents remis à l'accueil et les transmettre au bon interlocuteur. - Assurer un premier niveau de réponse afin d'orienter correctement les demandes. 2. Suivi administratif quotidien des apprenants - Répondre aux demandes administratives courantes des apprenants. - Recueillir les émargements auprès des formateurs. - Assurer le suivi des absences et des retards auprès des entreprises partenaires - Réceptionner et enregistrer les justificatifs d'absence. - Effectuer les relances en cas de justificatif manquant. - Participer au suivi de l'assiduité et des émargements. - Identifier et signaler les absences répétées ou les situations nécessitant une attention particulière. - Mettre à jour les informations relevant de son périmètre dans Filiz et les outils internes. - Préparer ou transmettre les attestations et documents courants liés à la vie au CFA. 3. Plannings, groupes et organisation des rentrées - Préparer et envoyer les convocations de rentrée. - Communiquer les informations pratiques : date, heure, adresse, salle ou étage. - Tenir à jour les listes d'apprenants par formation et par groupe. - Mettre à jour les changements de groupe ou de session. - Informer les apprenants en cas de changement de groupe, d'horaire ou de date de rentrée. - Envoyer et renvoyer les calendriers et plannings de formation. - S'assurer que chaque apprenant dispose du planning correspondant à son groupe. - Préparer les listes nécessaires pour les journées de rentrée. - Identifier et relancer les apprenants absents lors d'une rentrée. 4. Communication et suivi des apprenants - Traiter les mails administratifs courants concernant les apprenants. - Envoyer les convocations, rappels et informations collectives. - Répondre aux demandes concernant les horaires, plannings, groupes, absences ou organisation des cours. - Assurer les relances administratives nécessaires. - Transmettre les listes de fournitures scolaires. - Recueillir, lorsque nécessaire, les tailles et pointures pour les tenues de pratique. - Participer à l'organisation administrative des tests de positionnement : envoi des liens, suivi des réalisations et relances. L'objectif est que les demandes quotidiennes telles que « Je suis dans quel groupe ? », « Je n'ai pas reçu mon planning », « Je serai absent », « Voici mon justificatif », « À quelle heure est ma rentrée ? » puissent être traitées directement par l'assistante. 5. Suivi avec les éducateurs et structures d'accompagnement - Être l'interlocutrice administrative pour les demandes courantes des éducateurs et foyers. - Transmettre les calendriers, plannings et informations de rentrée. - Informer les éducateurs lorsque cela est nécessaire concernant les absences ou l'assiduité du jeune. - Effectuer les relances administratives nécessaires. - Assurer la bonne circulation des informations entre le CFA, l'apprenant et son éducateur. 6. Appui administratif et organisation interne - Tenir à jour les différents tableaux de suivi des apprenants. - Mettre à jour les groupes, listes, absences, retards et informations administratives relevant de son périmètre. - Classer et organiser les documents produits ou reçus dans le cadre de ses missions. - Préparer les listes nécessaires aux formateurs et à l'équipe pédagogique. - Centraliser les demandes administratives. Compétences : , ,

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