Office Coordinator / Empfangsmitarbeiter:in (all genders)

Egon Zehnder ist mit 70 Büros in 37 Ländern das führende Beratungsunternehmen für Executive Search und Leadership Advisory im deutschen Sprachraum. Die Besetzung von CEO- sowie Spitzenpositionen für Konzerne und Familienunternehmen, Start-ups und Institutionen der öffentlichen Hand gehört dabei ebenso zu unserem Leistungsportfolio wie eine langfristige Nachfolgeplanung und die Entwicklung von Führungspersönlichkeiten, Teams, Organisationen und Unternehmenskulturen. Für Dich zählt der erste Eindruck und Du sorgst von Herzen gern dafür, dass es Deinen Gästen und Kolleg:innen an nichts fehlt? Du bist ein:e Feel-Good-Manager:in und kreierst im professionellen Arbeitsumfeld ein Zu-Hause-Gefühl? Dir ist es wichtig, aus den Begegnungen von Menschen etwas Besonderes zu machen? Du hast ein Auge für Ordnung und Sauberkeit und eine Liebe fürs Detail? Du hast schon eine Lösung parat, bevor es überhaupt ein Problem gibt? Ausgezeichnet! Dann bewirb Dich für unser Büro in Düsseldorf als **Office Coordinator / Empfangsmitarbeiter:in (all genders)** und werde Teil der einzigartigen Egon Zehnder Community! Die Stelle wird zunächst auf 18 Monate befristet besetzt. **Deine Aufgaben** * Du begrüßt, bewirtest und betreust unsere Besucher:innen und Kolleg:innen * Du sorgst dafür, dass unser Office in Düsseldorf jederzeit einen professionellen und einladenden Eindruck vermittelt, und koordinierst dafür externe Dienstleister wie Reinigungsfirmen, Facility-Management-Anbieter oder Kurierdienste * Du verantwortest das Bestellmanagement für Büromaterialien, Zeitungen, Blumen, Getränke sowie das Catering für regelmäßige Teamlunches * Du verantwortest den Postein- und -ausgang und prüfst Eingangsrechnungen sorgfältig und gewissenhaft * Gemeinsam mit den Service-Desk-Teams unserer anderen Standorte betreust Du unsere deutschlandweite Telefonzentrale souverän und stellst sicher, dass Anrufende stets die richtigen Ansprechpartner:innen erreichen * Interne und externe Meetings sowie regionale und deutschlandweite Veranstaltungen organisierst Du in Zusammenarbeit mit Caterern, Hotels und Eventagenturen **Dein Profil** * Du hast idealerweise eine erfolgreich abgeschlossene Ausbildung im Dienstleistungs-, Hotel-, Hospitality- oder kaufmännischen Bereich und bringst bereits Berufserfahrung im Office Management, am Empfang oder in einer Assistenzfunktion mit * Eigenständiges Arbeiten in einem dynamischen und abwechslungsreichen Umfeld sowie die professionelle Betreuung anspruchsvoller Kund:innen und Geschäftspartner:innen gehören bereits heute zu Deinem Arbeitsalltag * Teamarbeit liegt Dir am Herzen und Du wirst als aufmerksam, serviceorientiert, kommunikativ und organisiert beschrieben * Du kommunizierst souverän und stilsicher in Deutsch und Englisch, sowohl mündlich als auch schriftlich, und gehst sicher mit den gängigen MS-Office-Anwendungen um **Unser Angebot** Bei uns kannst Du Dich entwickeln – persönlich wie fachlich! Dich erwarten: * Ein dynamisches,