Referent/in und Assistenz des Bürgermeisters (m/w/d)

* Die **Gemeinde Großaitingen** sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine engagierte Persönlichkeit in Vollzeit (39 Wochenstunden). Sie arbeiten unmittelbar mit dem Bürgermeister zusammen und unterstützen ihn bei der Organisation seines Arbeitsalltags. Sie sorgen dafür, dass Termine gut vorbereitet, Informationen übersichtlich aufbereitet und vereinbarte Aufgaben zuverlässig nachgehalten werden. Wir suchen eine Person, die gerne organisiert, vorausschauend denkt, eigenständig arbeitet und Freude daran hat, moderne Arbeitsabläufe im Bürgermeisterbüro mitzugestalten. **Ihre Aufgaben** * Organisation und Koordination des Terminkalenders des Bürgermeisters * Vorbereitung und Nachbereitung von Gesprächen, Besprechungen und Außenterminen * Zusammenstellung von Informationen und Unterlagen für Bürgermeistertermine * Pflege einer zentralen Aufgaben-, Fristen- und Wiedervorlagenübersicht * Koordination und Nachverfolgung von Arbeitsaufträgen und vereinbarten Maßnahmen * Einholung und Aufbereitung von Sachständen in Abstimmung mit der Verwaltung * Organisatorische Unterstützung bei Gemeinderats- und Ausschusssitzungen * Begleitung ausgewählter kommunaler Projekte durch Terminüberwachung, Dokumentation und Statusübersichten * Koordination von Bürgeranliegen und Nachverfolgung vereinbarter Rückmeldungen * Betreuung von Kontakten zu Bürgern, Vereinen, Unternehmen, Behörden und Institutionen * Organisation von Veranstaltungen, Einladungen und Repräsentationsterminen * Unterstützung bei Reden, Grußworten, Gesprächsunterlagen und Veröffentlichungen * Unterstützung bei Presse-, Öffentlichkeits- und Veranstaltungsterminen * Pflege der digitalen Ablage und Weiterentwicklung moderner und digitaler Arbeitsabläufe im Bürgermeisterbüro * Abstimmung der Aufgabenverteilung und Arbeitsabläufe innerhalb des Bürgermeisterbüros Die fachliche Bearbeitung von Verwaltungsvorgängen verbleibt bei den jeweils zuständigen Organisationseinheiten. **Das bringen Sie mit** \* Abgeschlossene Berufsausbildung oder vergleichbare Qualifikation, beispielsweise im Verwaltungs-, Büro- oder kaufmännischen Bereich * ausgeprägtes Organisationstalent und eine strukturierte Arbeitsweise * hohe Eigeninitiative und Verantwortungsbereitschaft * die Fähigkeit, Aufgaben selbstständig zu priorisieren und konsequent nachzuhalten * sehr gute schriftliche und mündliche Kommunikations- und Ausdrucksfähigkeit * sicherer Umgang mit den gängigen Microsoft-Office-Anwendungen (Office 365, Word, Excel, Powerpoint, OneNote, Teams, KI-Tools) * hohe digitale Affinität und Interesse an modernen Arbeitsmethoden * schnelle Auffassungsgabe und die Fähigkeit, sich in unterschiedliche Themen einzuarbeiten * Diskretion, Loyalität und ein sicheres Auftreten * Freude an der Zusammenarbeit mit Bürgerinnen und Bürgern, Verwaltung, Politik und externen Partnern * Bereitschaft, sich in kommunale Abläufe und Zuständigkeiten einzuarbeiten **Von besonderer Bedeutung ist für uns Ihre Fähigkeit, vorausschauend zu arbeiten: Sie