Description du poste
**Teilzeit – 20 Stunden/Woche | Hybrides Arbeiten | Ab Februar 2027**
Wer wir sind
**Facilyn** ist eine digitale Lösung für das technische Immobilien- und Facility Management. Wir unterstützen Unternehmen dabei, Betreiberpflichten, behördliche Anforderungen, Prüfberichte, technische Mängel und Nachweise strukturiert und nachvollziehbar zu bearbeiten.
Für den weiteren Aufbau und die operative Betreuung unserer Kunden suchen wir eine engagierte und zuverlässige Unterstützung.
Deine Aufgaben
**Kundenbetreuung und Kommunikation**
* Ansprechpartner für unsere Kunden bei laufenden Vorgängen und organisatorischen Fragen.
* Telefonische und schriftliche Kommunikation mit Kunden, Dienstleistern und Behörden.
* Teilnahme an Telefon- und Videokonferenzen sowie Nachbereitung besprochener Themen.
* Abstimmung offener Maßnahmen und Nachverfolgung vereinbarter Rückmeldungen.
**Behörden- und Auflagenmanagement**
* Bearbeitung und Dokumentation eingehender Behördenanfragen.
* Vorbereitung von Rückmeldungen und Schreiben an Behörden.
* Überwachung von Fristen und offenen behördlichen Anforderungen.
* Pflege und Aktualisierung laufender Behördenvorgänge.
* Abstimmung mit Kunden über erforderliche Unterlagen, Maßnahmen und Nachweise.
**Dokumentenmanagement und Qualitätssicherung**
* Sichtung und strukturierte Ablage von Prüfberichten, Wartungsnachweisen und weiteren technischen Dokumenten.
* Kontrolle auf Vollständigkeit und erkennbare Unstimmigkeiten.
* Dokumentation und Nachverfolgung offener Mängel und Maßnahmen.
* Pflege und Aktualisierung der Vorgänge in unserer Software Facilyn.
Was du mitbringen solltest
* Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Berufserfahrung.
* Freude am Umgang mit Menschen und eine freundliche, verbindliche Kommunikation.
* Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift.
* Strukturierte, gewissenhafte und selbstständige Arbeitsweise.
* Sicherer Umgang mit digitalen Anwendungen und Office-Programmen.
* Organisationstalent und einen guten Überblick über laufende Aufgaben.
Erfahrungen im Facility Management, in der Immobilienverwaltung oder im Umgang mit Behörden sind von Vorteil, aber keine zwingende Voraussetzung.
Technische Fachkenntnisse können im Rahmen der Einarbeitung aufgebaut werden.
Was dich erwartet
* Eine Teilzeitstelle mit 20 Wochenstunden.
* Hybrides Arbeiten mit flexibler Gestaltung von Büro- und Homeoffice-Tagen.
* Einstiegsgehalt ab ca. 1.900 € brutto monatlich, abhängig von Qualifikation und Erfahrung.
* Moderne Arbeitsmittel und digitale Prozesse.
* Eine persönliche Einarbeitung und direkte Zusammenarbeit mit der Unternehmensleitung.
* Eigenverantwortliche Aufgaben und kurze Entscheidungswege.
* Die Möglichkeit, ein junges Unternehmen von Anfang an mitzugestalten und dich fachlich weiterzuentwickeln.
Interesse?
Du arbeitest gern organisiert, kommunizierst offen und zuverlässig und möchtest in einem modernen digitalen Umfeld mitwirken?
Dann freuen wir uns über eine kurze Bewerbung mit Lebenslauf.
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