Description du poste
**Affichage de poste – Adjointe administrative**
L’adjointe administrative assure un soutien administratif, financier, organisationnel et logistique essentiel au bon fonctionnement de L’Autre Chez-Soi. Elle appuie la direction générale, l’équipe de travail et les instances de gouvernance dans la réalisation de la mission de l’organisme, tout en respectant l’approche féministe, la confidentialité, la rigueur administrative et les valeurs de solidarité, de respect et de sécurité envers les femmes et les enfants hébergés.
**Principales responsabilités**
**1. Soutien administratif et secrétariat**
· Gérer la correspondance, le courrier et les courriels de la direction.
· Rédiger, corriger, mettre en page et classer divers documents administratifs.
· Assurer le classement physique et électronique des dossiers administratifs, financiers, ressources humaines, fournisseurs, contrats, assurances, dons et autres dossiers organisationnels.
· Mettre à jour les bases de données, les statistiques et les outils de suivi de l’organisme.
· Gérer l’agenda de la direction, les réservations de salles et certains suivis administratifs quotidiens.
· Tenir à jour l’inventaire du matériel de bureau, de l’équipement, des meubles et des fournitures, et effectuer les achats nécessaires.
· Contribuer au bon fonctionnement des équipements informatiques et de télécommunication en effectuant les suivis requis auprès des fournisseurs spécialisés.
**2. Gestion financière et comptable**
· Soutien la direction dans la tenue de livres
· Préparer les dépôts, concilier les comptes bancaires et assurer le suivi des paiements.
· Produire les comptes fournisseurs et les comptes clients, préparer les paiements et faire le suivi des factures.
· Collaborer à la préparation des budgets, des rapports financiers et des redditions de comptes.
· Compiler les données financières requises par les ministères, bailleurs de fonds et partenaires.
· Gérer les dons et produire les reçus de charité lorsque requis.
· Coordonner la vérification comptable annuelle et assurer la liaison avec le vérificateur-comptable, en collaboration avec la direction générale.
**3. Soutien aux ressources humaines**
· Assurer le suivi administratif des dossiers des employées, de l’embauche à la fin d’emploi.
· Tenir à jour les dossiers du personnel, les banques de congés et vacances, les formations obligatoires et les documents liés aux ressources humaines.
· Assurer le suivi administratif des avantages sociaux, incluant les adhésions, modifications, cessations, paiements et remboursements.
· Produire la paie et effectuer les suivis nécessaires avec les outils ou fournisseurs concernés.
· Coordonner les vérifications d’antécédents des employées embauchées.
· Soutenir les processus de recrutement : affichage de postes, réception des candidatures, questionnaires pré entrevue, planification des entrevues, accueil des candidates et préparation logistique.
· Maintenir une gestion documentaire rigoureus