Description du poste
Wij zijn een gespecialiseerd advocatenkantoor in Antwerpen, met een sterke focus op intellectuele eigendomsrechten en aanverwante juridische domeinen. We combineren juridische expertise met een persoonlijke aanpak, ondernemingszin en een dynamische werkomgeving.
Om onze verdere groei te ondersteunen, zijn we op zoek naar een **Office Manager** die mee het verschil maakt. Iemand die niet alleen organiseert en coördineert, maar ook mensen verbindt, vooruitdenkt en ervoor zorgt dat alles op kantoor op rolletjes loopt.
Jouw rol: de organisatorische spil van ons kantoor.
Als Office Manager ben je veel meer dan het eerste aanspreekpunt van ons kantoor. Je bent het gezicht en de stem van onze organisatie, de verbindende schakel tussen onze advocaten, medewerkers, cliënten en externe partners.
Je zorgt ervoor dat iedereen zich welkom voelt, dat collega's optimaal kunnen functioneren en dat onze kantoororganisatie professioneel, efficiënt en aangenaam verloopt.
Je krijgt een veelzijdig takenpakket met verantwoordelijkheid en ruimte voor initiatief.
**People & team management**
* Je bent een vertrouwenspersoon en aanspreekpunt voor onze medewerkers.
* Je coördineert de dagelijkse werking en ondersteunt het team in zijn organisatie.
* Je volgt personeelszaken op, van onboarding van nieuwe collega's tot praktische HR-administratie.
* Je draagt actief bij aan een positieve, professionele en collegiale werksfeer.
* Je detecteert noden binnen het team en neemt initiatief om processen en samenwerking te verbeteren.
**Office management & organisatie**
* Je bent het eerste aanspreekpunt voor cliënten, bezoekers en externe contacten en zorgt voor een professionele en warme ontvangst.
* Je beheert de dagelijkse kantoororganisatie en waakt over een efficiënte werking.
* Je coördineert vergaderingen, afspraken, events en interne activiteiten.
* Je beheert de contacten met leveranciers en externe dienstverleners.
* Je zorgt ervoor dat onze kantoorinfrastructuur, faciliteiten en werkmiddelen optimaal functioneren.
**Administratie & financiële opvolging**
* Je ondersteunt de administratieve en organisatorische processen van het kantoor.
* Je volgt facturatie, betalingen en andere financiële administratieve processen mee op.
* Je bewaakt deadlines en zorgt voor een gestructureerde document- en dossieradministratie.
* Je denkt actief mee over het optimaliseren en digitaliseren van interne werkprocessen.
**Communicatie & uitstraling**
* Je waakt mee over de professionele uitstraling van ons kantoor.
* Je verzorgt de praktische communicatie met cliënten en externe contacten.
* Je ondersteunt de organisatie van cliëntenevents, seminaries en andere kantooractiviteiten.
Wie zoeken we?
We zoeken een professional die ervaring meebrengt, maar vooral ook de juiste persoonlijkheid en ingesteldheid heeft.
Je herkent jezelf in het volgende profiel:
* Je hebt relevante ervaring als office manager, office coördinator of in een vergelijkbare verantwoordelijke functie.
*