Description du poste
**Assistenz der Geschäftsleitung (m/w/d) Aachen**
Soliterm entwickelt und realisiert anspruchsvolle solarthermische Systeme für industrielle Prozesswärme, Energieversorgung und Dekarbonisierung. Für unsere internationalen Kunden setzen wir innovative Technologien in industriellen Anwendungen um.
Für den weiteren Ausbau unseres Geschäfts suchen wir eine erfahrene, fachlich versierte Assistenz mit Verantwortung für kaufmännische Organisation, Buchhaltung und Personalverwaltung.
Ihre Rolle
Sie arbeiten unmittelbar mit der Geschäftsführung zusammen und organisieren das Geschäftsführungsbüro eigenständig. Sie setzen Prioritäten, beschaffen fehlende Informationen, bereiten Entscheidungen vor und verfolgen Vereinbarungen bis zum Abschluss. Auch bei parallelen Anliegen handeln Sie sorgfältig, kommunizieren klar und sprechen Engpässe frühzeitig an.
Ihre AufgabenGeschäftsleitungsassistenz und Kommunikation
· Interne und externe Termine einschließlich Kundenterminen koordinieren, Besprechungen und Unterlagen vorbereiten sowie Fristen und offene Aufgaben verbindlich nachhalten.
· Firmenpostfach betreuen, eingehende Anliegen priorisieren und geschäftliche Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache führen.
Finanzbuchhaltung und Lohnabrechnung
· Laufende Finanzbuchhaltung bearbeiten, Rechnungen prüfen und buchen, Kontobewegungen kontrollieren sowie Zahlungsfristen überwachen und Zahlungen nach internen Freigaben abwickeln.
· Lohn- und Gehaltsabrechnungen durchführen, Unterlagen vollständig dokumentieren und zugehörige Meldungen unter Beachtung der geltenden Vorgaben fristgerecht bearbeiten.
Personalverwaltung und Bewerbungsmanagement
· Personalunterlagen, Urlaubskonten, Arbeitszeiten und Überstundenkonten verwalten; Arbeitsverträge auf Grundlage abgestimmter Vorgaben erstellen und pflegen.
· Stellenanzeigen betreuen, mit Bewerbenden kommunizieren und Vorstellungsgespräche organisieren.
Reisen und Büroorganisation
· Dienstreisen im In- und Ausland planen und buchen sowie Reisekostenabrechnungen erstellen und prüfen.
· Büromaterialbeschaffung, Post- und Speditionsversand sowie Mitarbeiterverpflegung organisieren; eine übersichtliche Ablage pflegen und organisatorische Abläufe verbessern.
Ihr Profil
· Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare einschlägige Qualifikation.
· Mehrjährige einschlägige Berufserfahrung in einer eigenverantwortlichen kaufmännischen Funktion, idealerweise in der Geschäftsleitungsassistenz eines mittelständischen Unternehmens.
· Fundierte praktische Kenntnisse in Finanzbuchhaltung, Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie Personalverwaltung sind zwingend erforderlich. Sie haben entsprechende Aufgaben bereits selbstständig bearbeitet und können Ihren Verantwortungsumfang konkret erläutern.
· Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift sowie sichere, adressatengerechte Geschäftskorrespondenz.
· Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Excel und Outlook, sowie praktische Erfahrun