Description du poste
**À propos de nous | About Us**
La Clinique Vivago est une clinique inclusive et dynamique en santé mentale qui offre des services accessibles et de haute qualité. Nous valorisons la **collaboration, la bienveillance et l’innovation** et recherchons un·e **adjoint·e administratif·ve** motivé·e et organisé·e pour soutenir nos clients et notre équipe.
Clinique Vivago is a dynamic and inclusive mental health clinic committed to offering accessible, high-quality care. We value **collaboration, compassion, and innovation**, and are seeking a detail-oriented **Administrative Assistant** to support both clients and staff.
**Sommaire du poste | Position Summary**
L’adjoint·e administratif·ve assure le **bon fonctionnement quotidien de la clinique** : accueil des clients, soutien administratif à l’équipe, suivi financier et logistique, coordination avec des partenaires externes et soutien à la direction.
The Administrative Assistant ensures the **smooth daily operations of the clinic**: client reception, administrative support to the team, financial and logistical follow-up, coordination with external partners, and support to leadership.
**Responsabilités principales | Key Responsibilities**
**Service à la clientèle | Client Services**
* Répondre aux appels, courriels et télécopies; être à l’aise avec les appels téléphoniques.
* Accueillir les clients, planifier et confirmer les rendez-vous.
* **Percevoir les paiements et s’assurer que les formulaires de consentement sont signés.**
* *Answer phone calls, emails, and faxes; comfortable with proactive calls.*
* *Welcome clients, schedule and confirm appointments.*
* ***Collect payments and ensure consent forms are signed.***
**Finances**
* Suivre les paiements des clients, envoyer les factures ainsi que les reçu de paiements et créer des **listes/rapports des soldes dus**.
* Communiquer avec les clients pour récupérer les paiements en retard.
* Compiler les reçus et tenir à jour la liste des dépenses de la clinique.
* *Track client payments and create* ***lists/reports of outstanding balances****.*
* *Contact clients to recover overdue payments.*
* *Compile receipts and maintain expense tracking.*
**Soutien administratif | Administrative Support**
* Maintenir et mettre à jour les dossiers et bases de données avec confidentialité.
* Aider les cliniciens dans leurs demandes administratives.
* Agir comme *super-utilisateur* des logiciels de la clinique.
* *Maintain records/databases confidentially.*
* *Assist clinicians with administrative requests.*
* *Act as a clinic software super-user.*
**Soutien à l’équipe et à la direction | Team & Leadership Suppor**
* Aider la direction avec l'embauche de nouveaux employés : envoi des trousses de bienvenue, suivi des nouveaux employés.
* Contribuer à la communication interne et à la coordination de l’équipe.
* **Publier sur les réseaux sociaux le contenu approuvé par la direction.**
* Assist leadership with onboarding: send welcome packages, follow up wit