Vorstandsassistenz und Sekretariat

Damit gute Jugendhilfe gut organisiert ist. Wir geben Kindern ein Zuhause. Die Wadzeck-Stiftung unterstützt Kinder, Jugendliche und Familien in Berlin und Brandenburg. Für unsere zentrale Verwaltung suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Vorstandsassistenz, die den Büroalltag verlässlich organisiert und den Vorstand bei seinen laufenden Aufgaben unterstützt. Sie bereiten Sitzungen vor, erstellen gut lesbare Unterlagen und sorgen dafür, dass wichtige Vorgänge vollständig dokumentiert und schnell auffindbar sind. Zugleich behalten Sie Telefon, Post und die laufenden Aufgaben des Sekretariats im Blick. Digitale Werkzeuge und freigegebene KI-Anwendungen nutzen Sie, um die Arbeit zu erleichtern. So ist die Stelle angelegt Sie arbeiten unmittelbar mit dem Vorstand zusammen. Etwa 20 Wochenstunden sind für Vorstandsassistenz und die Verbesserung der Arbeitsabläufe vorgesehen; 18,5 Stunden entfallen auf Sekretariat und laufende Verwaltung. Für konzentriertes Arbeiten werden feste Zeitfenster eingeplant. Die konkrete Verteilung wird im Arbeitsalltag abgestimmt. Die Stelle soll zunächst im Rahmen einer befristeten Vertretung besetzt werden. Der Einsatz erfolgt überwiegend vor Ort in der zentralen Verwaltung, Drakestraße 79 in Berlin-Lichterfelde, grundsätzlich montags bis freitags. Ihre Aufgaben * Sie organisieren Termine und Sitzungen des Vorstands, stellen Tagesordnungen und Anlagen zusammen und bereiten Unterlagen für Besprechungen und Gremien vor. * Sie erstellen Ergebnisprotokolle, dokumentieren Beschlüsse und halten vereinbarte Aufgaben sowie Termine nach. * Sie formulieren Schreiben nach Stichpunkten oder Diktat, überarbeiten Entwürfe und stellen vollständige Unterlagen einschließlich Anlagen für Freigabe und Versand zusammen. * Sie führen wichtige Vorgänge und Akten digital sowie in Papierform. Dazu gehören insbesondere Schriftverkehr mit Behörden, Vertragsunterlagen und Unterlagen zu Antrags- und Vereinbarungsverfahren. Eingänge, versandte Fassungen und Anlagen bleiben nachvollziehbar zugeordnet. * Sie pflegen eine zentrale Vertrags- und Fristenübersicht, organisieren Wiedervorlagen und sorgen dafür, dass offene Rückmeldungen rechtzeitig nachgefasst werden. * Sie nehmen Anrufe und Anliegen entgegen, empfangen Gäste, bearbeiten Post und leiten Krank- und Abwesenheitsmeldungen nach den festgelegten Zuständigkeiten weiter. * Sie entwickeln Vorlagen und Ablagestrukturen weiter und nutzen freigegebene KI-Anwendungen für Texte und Dokumente. Gemeinsam mit IT und den zuständigen Fachstellen erproben Sie einfache Automatisierungen, beispielsweise einen digitalen Meldeweg oder einen Telefonassistenten für Krankmeldungen. Das bringen Sie mit * Eine abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsbezogene Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation mit einschlägiger Berufserfahrung, idealerweise in Assistenz, Sekretariat oder Büroorganisation. * Sie schreiben sicher und verständlich auf Deutsch. Aus Stichpunkten können Sie ein gut a