Administrative Assistenz am Advanced Manufacturing Lab (m/w/d)

**Administrative Assistenz am Advanced Manufacturing Lab (m/w/d)** ================================================================== #### **80%-100%, Zürich, unbefristet** *Produziere den Rückenwind für die Forschung von morgen!* Seit sechs Jahren wächst unsere Professur rasant – heute bilden ca. 25 Kolleginnen und Kollegen ein offenes, ideenreiches Team. Im Advanced Manufacturing Lab verbinden wir Pioniergeist mit modernster Infrastruktur und arbeiten an den technologischen Grundlagen einer modernen, nachhaltigen Industrie. Wir entwickeln neuartige Fertigungsverfahren, erforschen innovative Materialien und schaffen intelligente Robotiklösungen für die Produktion von morgen. Dabei verbinden wir wissenschaftliche Grundlagenforschung mit praxisnahen Technologien, die neue Möglichkeiten für die industrielle Fertigung eröffnen. Zur Verstärkung unseres dynamischen Umfelds suchen wir dich – eine organisationstalentierte Persönlichkeit, die mit Herzblut den administrativen Rahmen schafft, in dem exzellente Forschung gedeiht. Diese Stelle eignet sich auch im Jobsharing. Vorgesehenes Startdatum ist der 1. Februar oder nach Vereinbarung. **Stellenbeschreibung** ----------------------- In dieser Schlüsselposition gestaltest du sämtliche administrativen Abläufe der Gruppe. Du behältst Budgets im Blick, koordinierst Personalprozesse und sorgst dafür, dass Meetings und Dienstreisen reibungslos ablaufen. Finanzen: * Budgetierung, Controlling und Beschaffungen * Verwaltung von Drittmitteln und Forschungskrediten * Reporting, Rechnungswesen und Reisekostenrückerstattungen People & Culture: * Erste Ansprechperson für Teammitglieder, Gäste und Partner * Personaladministration inklusive Budgetplanung Organisation: * Planung von Meetings, Seminaren, Tagungen und Dienstreisen inkl. Spesenmanagement * Optional: Führung der Agenda der Professur **Profil** ---------- * Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, idealerweise mit Erfahrung im universitären Umfeld * Eine ausgewiesene Erfahrung als Executive Assistant würde deine Arbeit erleichtern * Sicherer Umgang mit Finanz- und Planungstools (SAP von Vorteil) * Versierte Erfahrung mit den Microsoft Office Programmen, insbesondere Outlook und Teams * Versierte Nutzung von KI Tools / Co-Pilot * Stilsichere Kommunikation in Deutsch und Englisch; weitere Sprachen willkommen * Selbstständige, strukturierte und proaktive Arbeitsweise sowie ausgeprägtes Organisationstalent * Lösungsorientiertes Denken, Liebe zum Detail und dennoch den Überblick behalten * Freude an interkultureller Zusammenarbeit und Engagement für eine positive Teamatmosphäre **Arbeitsort** -------------- **Arbeitsort** -------------- **Wir bieten** -------------- * Gestaltungsspielraum in einem dynamischen, internationalen Umfeld * Learning & Development dank breitem Weiterbildungsangebot der ETH Zürich * Flexibilität durch gleitende Arbeitszeiten und moderne Büros im Technopark Zürich (Kreis 5) * Dein Beruf mit Wirkung: Werde T