Assistenzkraft Referat des Ersten Bürgermeisters (m/w/d)

Wir suchen Sie für das Referat Allgemeine Verwaltung, Kultur und Recht der Landeshauptstadt Stuttgart. Die Stelle ist in Voll- oder Teilzeit (mind. 80 %) und befristet bis zum 15.03.2030 mit Option zur unbefristeten Übernahme zu besetzen. Als Assistenzkraft im Vorzimmer arbeiten Sie in einem kleinen Team an der Schnittstelle zwischen Bürgerschaft, Gemeinderat mit seinen Fachausschüssen, den Referaten sowie Fachämtern. Sie unterstützen den Ersten Bürgermeister und den Persönlichen Referenten bei der Steuerung des Referats. **Ein Job, der Sie begeistert** * Sie bearbeiten die ein- und ausgehende Post und beantworten bzw. vermitteln interne und externe telefonische Anfragen weiter * Die Vor- und Nachbearbeitung von gemeinderätlichen Sitzungen gehört ebenfalls zu Ihren Aufgaben * Sie überwachen die Bearbeitung der gemeinderätlichen Anträge und Anfragen sowie von Vorlagen * Dank Ihnen wird die Erstassistentin bei Urlaub oder Krankheit vertreten, hierzu gehört die Terminplanung und Kalenderführung für den Bürgermeister sowie die Unterstützung bei der Vor- und Nachbereitung von Besprechungen * Zu Ihren Aufgaben gehört ebenfalls die Erledigung der Korrespondenz und die Beantwortung von zahlreichen Telefonaten sowie der Empfang von Gästen * Sie kümmern sich um die Dienstreiseabwicklung und unterstützen bei Sonderprojekten innerhalb des Referats Eine Änderung oder Ergänzung des Aufgabengebiets bleibt vorbehalten. Die genaue Abgrenzung des Aufgabenbereichs erfolgt in Absprache mit dem Team des Referats. **Ihr Profil, das zu uns passt** * Eine abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte/-r, Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement oder eine vergleichbare Berufsausbildung im Verwaltungs- oder Sekretariatsbereich * Mehrjährige Berufserfahrung im Assistenz-/ Sekretariatsbereich oder im öffentlichen Dienst ist von Vorteil * Fundierte Kenntnisse und Erfahrungen im Umgang mit dem PC, dem Internet und den üblichen MS-Office-Programmen * Sicheres und freundliches Auftreten sowie gute Umgangsformen, Organisationsgeschick und gute kommunikative Fähigkeiten * Zuverlässigkeit, Verantwortungsbewusstsein und Strukturiertheit sowie Diskretion und Loyalität * Souveränität im Umgang mit Arbeitsspitzen und Flexibilität hinsichtlich verschiedener Aufgabenstellungen sowie entsprechende Lernbereitschaft **Unsere Benefits im Überblick** * **Weil Sicherheit und Wertschätzung zählen:** betriebliche Altersvorsorge und Jahressonderzahlung, Stuttgart-Zulage für Tarifbeschäftigte – 70 € brutto pro Monat in Vollzeit, attraktive Personalwohnungen im Stadtgebiet Stuttgart * **Work-Life-Balance:** flexible Arbeitszeitmodelle und die Möglichkeit, teilweise mobil bzw. im Homeoffice zu arbeiten, Gesundheitsmanagement und Sportangebote * **Gemeinsam wachsen:** persönliche und fachliche Weiterentwicklung durch unseren BildungsCampus * **Umweltfreundlich unterwegs:** ein Zuschuss zum Deutschlandticket, das Fahrradleasing-Angebot "StuttRad" * **Kleine Extras, die Großes bewirken: