Verwaltungsleitung (m/w/d) in Vollzeit

Wir als Verein „Haus der Familie Guben e. V.“ bauen auf über 35 Jahre Erfahrung und Kompetenz in der sozialen Arbeit mit dem Schwerpunkt der Kinder- und Jugendhilfe. Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt unbefristet eine engagierte, verantwortungsbewusste und vertrauenswürdige Persönlichkeit als **Verwaltungsleitung (m/w/d) in Vollzeit** in der schönen Neißestadt Guben. **Ihre Aufgaben bei uns im Überblick:** **Verwaltung und Organisation** * Organisation, Koordination und Sicherstellung der allgemeinen Verwaltungsabläufe * Bearbeitung allgemeiner administrativer und kaufmännischer Aufgaben * Pflege und Verwaltung von Stamm- und Personaldaten * Fachliche Koordination der Verwaltungsaufgaben und Unterstützung der Mitarbeitenden bei administrativen Fragestellungen * Enge Zusammenarbeit mit dem Vorstand, den Leiterinnen und Leitern der Einrichtungen und Arbeitsbereiche sowie den Mitarbeitenden * Weiterentwicklung und Optimierung interner Verwaltungsprozesse * Sicherstellung einer strukturierten und transparenten Dokumentation **Finanz- und Rechnungswesen** * Fachliche Koordination und Organisation des Rechnungswesens gemeinsam mit einer Mitarbeiterin * Aktive Mitarbeit in der laufenden Finanzbuchhaltung (Debitoren, Kreditoren und Sachkonten) * Prüfung, Kontierung und Buchung laufender Geschäftsvorfälle * Überwachung des Zahlungsverkehrs sowie der Zahlungseingänge und -ausgänge * Abstimmung und Pflege der Konten sowie Klärung offener Posten * Führung der Bargeld- und Portokasse * Durchführung der Haushalts- und Kassenangelegenheiten einschließlich Rechnungslegung * Erstellung von Haushaltsplanentwürfen und betriebswirtschaftlichen Auswertungen * Mitwirkung bei der Liquiditätsplanung und Überwachung der finanziellen Entwicklung des Vereins * Erstellung und Vorbereitung der Jahresabschlüsse * Zusammenstellung und Prüfung sämtlicher erforderlicher Abschlussunterlagen * Verwaltung des Vereinsvermögens einschließlich Anlagenbuchhaltung * Erstellung von Jahresrechnungen, Auswertungen und finanziellen Übersichten für Einrichtungen und Projekte * Vorbereitung und Begleitung steuerlicher und wirtschaftlicher Prüfungen * Aufbereitung der finanziellen Ergebnisse und regelmäßige Berichterstattung an den Vorstand und Aufsichtsrat **Fördermittel- und Projektmanagement** * Kaufmännische Begleitung und Verwaltung unserer Einrichtungen und Projekte * Bearbeitung und Kontrolle von Fördermittelabrechnungen * Überwachung von Fördermittelabrufen, Zahlungseingängen und zweckgebundener Mittelverwendung * Vorbereitung und Erstellung von Verwendungsnachweisen * Korrespondenz mit Zuwendungsgebern und Fördermittelstellen * Überwachung von Abrechnungsfristen und Förderbedingungen * Mitwirkung bei der Sicherstellung einer ordnungsgemäßen Mittelverwendung **Zusammenarbeit und Berichtswesen** * enge und vertrauensvolle Zusammenarbeit mit Vorstand und Aufsichtsrat * Vorbereitung von Entscheidungsgrundlagen, Auswertungen und B