Description du poste
TÂCHES À ACCOMPLIR :
SOUTIEN ADMINISTRATIF
* Accueillir, informer et orienter les visiteurs, tant en personne que par téléphone;
* Répondre aux demandes administratives et assurer le suivi approprié;
* Gérer le courrier entrant et sortant (postal et électronique) ;
* Assurer le suivi et la préparation de divers dossiers administratifs;
* Participer aux rencontres des différents comités et assurer le suivi des éléments pertinents;
* Rédiger et mettre en forme divers documents, notamment des rapports, de la correspondance, des comptes rendus et autres documents administratifs;
* Effectuer la gestion et le suivi des commandes et de l’approvisionnement en fournitures et matériel de bureau;
* Effectuer la reprographie, la numérisation et le classement de documents;
COURS DE LOISIRS :
* Assurer la gestion administrative des cours de loisirs, de perfectionnement et autres activités offertes par l’organisation;
* Effectuer les inscriptions, confirmations, modifications, annulations et remboursements;
* Assurer au besoin, la mise en ligne et la mise à jour des cours de loisirs sur le site Internet, notamment les informations, les inscriptions et les disponibilités;
* Collaborer avec le ou la chargé(e) de projets dans la planification et la coordination des activités;
* Préparer, mettre à jour et finaliser les documents liés aux cours et aux activités, notamment les listes de présence, évaluations, reçus et autres documents administratifs;
* Assurer le suivi administratif des participants et répondre à leurs demandes.
COMPTABILITÉ :
* Appliquer les procédures de contrôle interne, notamment en matière de signatures et d’autorisations;
* Effectuer les dépôts auprès des institutions financières;
* Assurer le suivi des comptes à recevoir et des comptes à payer;
* Effectuer le classement et l'archivage des factures et documents comptables;
* Effectuer les opérations courantes de tenue de livres, notamment la saisie et la vérification des transactions, la conciliation des données comptables, le suivi des comptes;
* Assurer le suivi administratif des demandes de subventions et autres formes d’aide financière;
* Assurer le transfert et l’intégration des données de ventes du système POS Lightspeed vers Acomba;
* Effectuer le suivi et la mise à jour des inventaires;
* Collaborer à la préparation et au suivi des dossiers financiers et administratifs;
* Effectuer toute autre tâche connexe liée au bon fonctionnement de l’organisation.
EXIGENCES DU POSTE :
* Toute combinaison de scolarité et d’expérience pertinente;
* Minimum de 3 à 5 ans d’expérience pertinente en administration, comptabilité ou gestion de bureau;
* Expérience dans le secteur de la joaillerie.
CONNAISSANCES :
* Maîtrise de la suite Microsoft Office;
* Maîtrise du logiciel comptable ACOMBA ;
* Bonne connaissance de la suite ADOBE ;
* Maîtrise de la manipulation, de la vérification et de l’importation de fichiers CSV;
* Bonne connaissance de la plateforme Lightspeed et de Square;
* Connaissance