Description du poste
**À propos de nous**
Groupe Immobilier Leduc est une entreprise établie qui détient un parc d'immeubles locatifs dans le Grand Montréal.
**Le rôle**
Vous avez un excellent sens de l’organisation, aimez résoudre des problèmes et assurez des suivis rigoureux, même lorsque plusieurs dossiers avancent simultanément? Nous recherchons une personne qui prendra en charge la coordination quotidienne des demandes des locataires et le soutien administratif lié à la gestion de nos immeubles.
Relevant du gestionnaire immobilier, vous êtes le point de contact principal des locataires et travaillez en étroite collaboration avec nos employés d’entretien et nos fournisseurs. Vous recueillez des renseignements précis, établissez les priorités, répartissez les demandes d’intervention et assurez le suivi de chaque dossier jusqu’à sa résolution.
Le poste s’exerce entièrement au bureau, sans déplacement, et ne comporte pas de gestion budgétaire.
**Principales responsabilités**
**Relations avec les locataires**
* Répondre aux appels et aux courriels avec professionnalisme, courtoisie et efficacité.
* Clarifier les demandes, gérer les attentes et communiquer les prochaines étapes aux locataires.
* Traiter les situations délicates avec tact et fermeté, et soumettre au gestionnaire celles nécessitant son intervention.
* Consigner les échanges, les engagements et les actions à effectuer afin d’assurer la continuité des suivis.
* Coordonner les emménagements et les déménagements avec les locataires et les concierges, notamment les dates, les consignes et la remise des clés.
**Coordination de l’entretien et des travaux**
* Recevoir les demandes de réparation, recueillir les renseignements nécessaires et établir leur priorité selon leur urgence et leurs conséquences.
* Répartir les demandes entre les employés d’entretien ou les fournisseurs appropriés et coordonner les rendez-vous ainsi que l’accès aux logements.
* Commander les services requis auprès des fournisseurs, confirmer les dates des travaux et effectuer les relances nécessaires.
* Suivre l’avancement de la préparation des logements en vue de leur relocation et signaler les retards ou les obstacles.
* Commander les fournitures nécessaires selon les besoins et les procédures établies.
* Vérifier que les interventions ont été réalisées et que les informations pertinentes sont consignées avant de fermer les dossiers.
**Location et administration des baux**
* Préparer, publier et mettre à jour les annonces de logements à louer.
* Répondre aux demandes des candidats et réaliser les enquêtes de prélocation.
* Préparer les baux, avis, documents de cession et de résiliation, lettres de renouvellement et autres communications.
* Assurer le suivi des signatures, des documents manquants et des échéances.
* Préparer le traitement des paiements de loyer, effectuer le suivi des retards et documenter les démarches entreprises.
**Soutien administratif et tenue des dossiers**
* Saisir et mettre à jour les données dans l