Description du poste
**TEAMASSISTENT:IN (M/W/D)**
**STANDORT: LEIPZIG | VOLLZEIT ODER TEILZEIT**
LOOKS produziert seit 1995 preisgekrönte Serien, Dokumentationen und Spielfilme für den internationalen Markt. Zu unseren Kunden zählen bekannte VoD-Plattformen und Sender weltweit. Unser internationales Team von etwa 80 Mitarbeitenden arbeitet unter anderem an den Standorten Leipzig, Berlin, Hamburg, Warschau und Wien.
Als Teamassistent:in unterstützt Du die Geschäftsführung und das Kreativteam und sorgst für einen reibungslosen Büroalltag – von der Termin- und Reiseplanung über das Office-Management bis zum Empfang unserer Gäste. Als erste Anlaufstelle für organisatorische Anliegen bist Du eine verlässliche, serviceorientierte Schnittstelle zwischen unserem Team und externen Ansprechpartner:innen.
**DEINE AUFGABEN**
* Zentrale Anlaufstelle und Schnittstelle: Du bist die erste Ansprechperson für allgemeine organisatorische Anliegen unserer Mitarbeitenden und unterstützt den zielgerichteten Informationsaustausch zwischen den Unternehmensbereichen.
* Assistenz und Terminkoordination: Du unterstützt die Geschäftsführung und das Kreativteam im Tagesgeschäft, koordinierst Termine und bereitest Meetings und Besprechungen vor und nach.
* Reiseplanung und Abrechnung: Du organisierst Dienstreisen und bearbeitest Reise- sowie Kreditkartenabrechnungen sorgfältig und zuverlässig.
* Office-Management: Du sorgst für einen gut organisierten Büroalltag und kümmerst Dich vorausschauend um die Bestellung und Verwaltung von Büromaterialien und -ausstattung.
* Betreuung externer Dienstleister:innen: Du koordinierst und betreust Reinigungspersonal, Hausmeister und Handwerksbetriebe und bist die Kontaktperson für die Hausverwaltung.
* Korrespondenz und Kontaktpflege: Du bearbeitest die interne und externe Korrespondenz sowie das zentrale Info-Postfach. Dabei kommunizierst Du professionell, freundlich und verbindlich mit Kund:innen, Geschäftspartner:innen und Dienstleister:innen
* Gästeempfang: Du empfängst und betreust unsere Gäste aufmerksam und herzlich und sorgst für einen professionellen ersten Eindruck.
* Veranstaltungsorganisation: Du planst und organisierst interne und externe Events und begleitest deren Durchführung.
**DAS BRINGST DU MIT**
* Eine kaufmännische Ausbildung, eine vergleichbare Qualifikation oder einschlägige Berufserfahrung im Assistenz- oder Office-Management-Bereich; Erfahrung auf Geschäftsführungsebene ist willkommen.
* Sehr gute Kenntnisse der Microsoft-365-Anwendungen, insbesondere Outlook für die digitale Terminorganisation.
* Bereitschaft, sich in KI-gestützte Workflows einzuarbeiten und diese zu nutzen.
* Organisationstalent und Eigeninitiative: Du arbeitest eigenverantwortlich, strukturiert und vorausschauend, erfasst neue Aufgaben schnell und setzt auch in arbeitsintensiven Situationen klare Prioritäten.
* Sorgfalt, Loyalität und Diskretion: Du erledigst Deine Aufgaben gewissenhaft, hältst Absprachen ein und gehst verantwortungsvoll mit vertraulichen Inf