Description du poste
Établissement d'enseignement supérieur de référence dans les secteurs de la santé et du social, l'École Rockefeller forme chaque année plus de 1 700 apprenants au cœur de Lyon.
Dans le cadre d'un remplacement, nous recherchons un(e) Assistant(e) Administratif(ve) pour rejoindre notre service registraire et contribuer au bon fonctionnement de la scolarité et de la planification des formations.
Vous intégrerez une équipe dynamique et engagée, au cœur des activités de l'établissement, dans un environnement stimulant où organisation, polyvalence et esprit de service sont essentiels.
**ASSISTANT ADMINISTRATIF (H/F) – CDD 7 mois**
Vos principales activités :
**Planification des formations**
* Gérer les réservations de salles pour l'ensemble des formations de l'École.
* Traiter les demandes de modifications de planning via notre logiciel de gestion.
* Accompagner les formateurs dans la planification de leurs interventions.
* Identifier et résoudre les conflits de planning.
* Veiller à l'optimisation des ressources et des espaces de formation.
**Suivi administratif de la scolarité**
* Assurer le suivi des absences et de l'assiduité des apprenants.
* Saisir et contrôler les émargements et justificatifs.
* Établir et transmettre les attestations d'assiduité aux organismes financeurs.
* Répondre aux demandes administratives des étudiants.
* Assurer le suivi des apprenants indemnisés par France Travail.
* Veiller à l'application des procédures et au respect des échéances administratives.
**Accueil et support administratif (remplacements ponctuels)**
* Accueillir et renseigner les étudiants, visiteurs, partenaires et fournisseurs.
* Gérer les appels téléphoniques et orienter les interlocuteurs.
* Assurer la transmission des messages.
* Réceptionner, trier et expédier le courrier.
* Gérer les prêts de matériel informatique et de véhicules de service.
* Collecter et réceptionner les feuilles d'émargement.
**Profil recherché :**
**Formation**
* Bac +2 minimum dans le domaine administratif, de l'assistanat ou de la gestion.
* Une expérience dans le secteur de l'enseignement, de la formation ou de l'éducation serait appréciée.
**Compétences**
* Maîtrise des outils bureautiques (Excel, Word, Outlook, Teams…).
* Aisance avec les outils numériques et les systèmes d'information.
* La connaissance de l'ERP Aurion constitue un atout.
**Qualités attendues**
* Excellent sens de l'organisation et de la rigueur.
* Réactivité et capacité à gérer plusieurs priorités simultanément.
* Sens du service et qualités relationnelles.
* Esprit d'équipe et coopération.
* Diplomatie, écoute et discrétion.
* Bonne expression écrite et orale.
**Conditions de travail :**
* Type de contrat : CDD 7 mois
* Prise de poste : dès que possible
* Temps de travail : Temps plein 37.5h
* Congés payés sur 12 mois : 40 jours + 8 RTT
* Lieu : Ecole Rockefeller, LYON 8
* RTT, participation transport
Envoyez vos candidatures à : freddy-garcia@ecole-rockefeller.com
Rémunération : à p