Responsable des secrétaires de la région Ouest au Département de psychiatrie

**Contexte** ------------ Le Centre hospitalier universitaire vaudois (CHUV) est l'un des cinq hôpitaux universitaires suisses. Grâce à sa collaboration avec la Faculté de biologie et de médecine de l'Université de Lausanne et l'EPFL, le CHUV joue un rôle de premier plan dans les domaines des soins médicaux, de la recherche médicale et de la formation. Le **Secteur psychiatrique Ouest** est l’un des trois secteurs du Département de psychiatrie. Il assure la prise en charge globale et multidisciplinaire des adultes et des personnes âgées souffrant de troubles psychiques dans l’Ouest vaudois (régions de Nyon, Prangins et Morges). Il propose des soins aigus, des prises en charge ambulatoires, des consultations pour les couples et les familles, des thérapies comportementales et cognitives, ainsi que des suivis sur le lieu de vie des patients. **Mission** ----------- * Vous assurez **la gestion et l’organisation des secrétariats** des unités de consultation et d’hospitalisation : coordination des activités, transmission des informations selon les directives institutionnelles et élaboration, évaluation et mise en œuvre des procédures des unités * Vous assurez **l’encadrement des secrétaires** placées sous votre responsabilité : planification, organisation des remplacements, accueil et formation des nouveaux-elles collaborateur-trice-s, participation aux recrutements, mise à jour des cahiers des charges et entretiens d’appréciation, en collaboration avec la responsable des secrétaires du Département * Vous veillez à **la tenue des dossiers médicaux des patients** : rédaction et suivi des documents (lettres de sortie, rapports d’assurance, etc.), tableaux de suivi, demandes de renseignements médicaux et gestion des PLAFA (délais, recours et demandes de prolongation auprès de la Justice de paix) * Vous assurez **la gestion administrative des patients et des unités hospitalières** : saisie des prestations, participation aux colloques et rédaction de procès-verbaux, organisation des réseaux, mise à jour des données et ouverture et fermeture des dossiers. **Profil** ---------- * Vous êtes titulaire d’un **CFC d’employé-e de commerce** ou d’une formation jugée équivalente, idéalement complété par un **diplôme de secrétaire médical-e** * Vous disposez d’un **diplôme ou certificat en conduite d’équipe** * Vous justifiez d’**au moins cinq ans d’expérience dans un poste similaire**, dont **trois ans minimum en gestion d’équipe** * Vous maîtrisez parfaitement **le français à l’oral et à l’écrit** ; la connaissance d’une langue étrangère constitue un atout * Vous possédez une **maîtrise avancée des outils bureautiques** ; la connaissance des logiciels institutionnels constitue un atout * Vous êtes à l’aise dans une **équipe pluridisciplinaire** et adaptez votre communication aux différents interlocuteurs, avec entraide et esprit de collaboration * Vous faites preuve de **flexibilité, d’un bon sens de l’organisation et de la gestion des priorités**, ainsi que