Secretary Administrator (m/w/d)

**Job Description** =================== **Aufgaben - Das erwartet Sie bei uns:** ---------------------------------------- * Unterstützung bei der Erstellung von Entscheidungsvorlagen in MS-Office * Eigenständige Terminplanung, -steuerung und -verwaltung von internen und externen Besprechungen, Veranstaltungen und Workshops * Steuerung und Koordination offener Aufgaben und Maßnahmen insbesondere Sicherstellung der frist- und sachgerechten Erledigung durch konsequente Nachverfolgung * Organisation und Durchführung von Reisen und Besuchsprogrammen im In- und Ausland inklusive Planung, Überwachung, Organisation und Reisekosten-Abrechnung * Koordination von Reisetätigkeiten innerhalb der Abteilung * Anlegen und Nachverfolgenden von Bestellungen und Büromanagement * Arbeitszeitkorrekturen und Zeitbeauftragtenaufgaben * Erfassung und Verarbeitung fachspezifischer Informationen, z.B. Erstellung von Unterlagen und Grafiken für Präsentationen * Administrative Mitarbeit bei typischen Sachgebietsaufgaben und Zusammenarbeit mit internen und externen Stellen, inklusive Erteilung einfacher Fachauskünfte * Nutzung abteilungsspezifischer Kommunikations- und Verwaltungsinstrumente * Strukturierte Einrichtung und Verwaltung von physischen und digitalen Ablagen /Sharepoints für spezielle Arbeitsgebiete (z.B. Projekte), Dokumentenklassifizierung und Ablage * Bearbeitung und Priorisierung der Eingangspost sowie Information der Betroffenen * Überprüfung der Ausgangspost auf formale Richtigkeit und Vollständigkeit, Versandvorbereitung und ggf. Einholung von Unterschriften **Qualifikationen - Was wir uns wünschen:** ------------------------------------------- * Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung * Idealerweise Berufserfahrung im Assistenzbereich eines mittelständischen Konzernes/Unternehmens * Sehr gute Kenntnisse im Umgang mit MS-Office-Anwendungen sowie eine IT-Affinität * Verhandlungssichere Deutschkenntnisse und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift * Durchsetzungsvermögen, Flexibilität und Teamorientierung * Selbstständige, zuverlässige und gut organisierte Arbeitsweise * Interesse an fachübergreifenden und finanzwirtschaftlichen Themen **Warum Rolls-Royce Power Systems – Das bieten wir Ihnen:** ----------------------------------------------------------- * Gesunde und faire Arbeitsbedingungen durch Tarifbindung (Metall- und Elektroindustrie) * Betriebseigene Krankenkasse BKK MTU für unsere Mitarbeitenden und Familienangehörigen * Umfangreiches betriebliches Gesundheitsmanagement inklusive Firmenfitnessprogramm (EGYM Wellpass) * Attraktive betriebliche Altersvorsorge – Mit uns für das Alter sparen! * Berufsunfähigkeitsversicherung – Absicherung für alle Fälle! * Mobilitätsunterstützung im Alltag – JobTicket und Jobrad Corporate Benefits Programm – Attraktive Mitarbeiterrabatte auf zahlreiche starke Marken Wir sind ein Arbeitgeber, der sich für Chancengleichheit einsetzt. Wir setzen uns für die Entwicklun