Description du poste
#### **Was du bei uns machen wirst:**
Wie sorgt man dafür, dass Menschen gern ins Büro kommen und nicht nur, weil es im Kalender als Office Tag steht? Genau das ist deine Aufgabe.
Als Office Manager:in bei Zasta bist du verantwortlich für unser Büro in Berlin und die Person, die sicherstellt, dass alles rund läuft. Du sorgst dafür, dass es ein Ort ist, an dem man gut arbeitet, sich austauscht und als Team zusammenwächst. Neue Kolleg:innen fühlen sich ab dem ersten Tag willkommen, und das Team kann sich auf dich verlassen.
Auch unser Rostocker Büro hast du im Blick: Du unterstützt dort bei Abläufen und Bestellungen und bist regelmäßig vor Ort, damit beide Standorte gut zusammenspielen.
Das Beste daran: Wir wachsen, und vieles im Office-Bereich ist noch nicht in Stein gemeißelt. Du gestaltest Abläufe, Tools und Rituale von Grund auf mit, statt nur Bestehendes zu verwalten.
Du hast schon Erfahrung im Office Management, in der Assistenz oder in der Organisation und willst jetzt mehr Verantwortung übernehmen? Dann bist du bei uns genauso richtig wie jemand, der diese Rolle schon seit Jahren lebt.
**Deine Aufgaben**
* **Unser Berliner Büro liegt in deinen Händen:** Du kümmerst dich darum, dass alles da ist und funktioniert, vom Kaffee über die Technik bis zum Besprechungsraum. Wenn etwas hakt, findest du eine Lösung, bevor es jemand merkt.
* **Rostock im Blick:** Du unterstützt unser Rostocker Büro bei Abläufen und Bestellungen, bist regelmäßig vor Ort und sorgst dafür, dass beide Standorte nach gemeinsamen Standards funktionieren.
* **Ankommen leicht gemacht:** Du begleitest das Onboarding neuer Kolleg:innen. Arbeitsplatz, Equipment, erste Termine, ein Gesicht, das sie begrüßt: Du sorgst dafür, dass der erste Tag sich gut anfühlt.
* **Team-Events & Gemeinschaft:** Du planst Team-Events, Office-Days und gemeinsame Momente und bringst unsere Teams auch standortübergreifend zusammen.
* **Einkauf & Dienstleister:** Du bestellst Büromaterial, betreust Dienstleister und behältst Verträge und Kosten im Blick.
* **Rechte Hand fürs Management:** Du unterstützt die Geschäftsführung organisatorisch, etwa bei Terminen, Reisen und Vorbereitungen, und hältst ihnen den Rücken frei.
* **Prozesse, die funktionieren:** Du siehst, wo es umständlich läuft, und machst es einfacher. Ob neues Tool, klare Checkliste oder bessere Absprache: Du verbesserst Abläufe laufend.
#### **Was du idealerweise mitbringst:**
* **Erfahrung:** Du hast bereits im Office Management, in der Assistenz oder in einer vergleichbaren organisatorischen Rolle gearbeitet, gern in einem Start-up oder einem wachsenden Unternehmen.
* **Organisationstalent:** Du behältst auch bei vielen parallelen Themen den Überblick, setzt Prioritäten und bringst Dinge zu Ende.
* **Hands-on-Mentalität:** Du packst lieber selbst an, als lange zu planen, und kein Thema ist dir zu klein, wenn es dem Team hilft.
* **Gastgeber-Gen:** Du hast ein Gespür dafür, was Menschen brauchen, damit sie sich wohlfühlen, und Spa