Description du poste
**Deine Rolle**
Du sorgst dafür, dass im Hintergrund alles läuft: Du organisierst unser Büro, unterstützt die Geschäftsführung im Tagesgeschäft und bist eine zentrale Ansprechperson für unser Team sowie externe Dienstleister.
Darüber hinaus übernimmst du allgemeine administrative und kaufmännische Aufgaben. Der Umfang ist überschaubar – wir suchen keine ausgebildete Buchhalterin, sondern eine vielseitige Person mit Organisationstalent und einem grundlegenden Verständnis für kaufmännische Abläufe.
**Deine Aufgaben**
**Office Management und Organisation**
* Du organisierst den Büroalltag und sorgst dafür, dass Arbeitsmaterialien, Bestellungen und organisatorische Abläufe funktionieren.
* Du bist Ansprechperson für externe Dienstleister und koordinierst Termine rund um unser Büro.
* Du bearbeitest die ein- und ausgehende Post und sorgst für eine strukturierte Ablage von Unterlagen und Dokumenten.
* Du unterstützt bei der Organisation interner Termine, Besprechungen, Veranstaltungen und Schulungen.
* Du hilfst bei organisatorischen Themen rund um den Ein- und Austritt von Mitarbeitenden.
* Du pflegst Verträge, Stammdaten und Fristen und behältst offene organisatorische Themen im Blick.
**Unterstützung der Geschäftsführung**
* Du koordinierst Termine und unterstützt bei der Vorbereitung von Besprechungen.
* Du hilfst bei Korrespondenz, Unterlagen, Präsentationen und organisatorischen Rückfragen.
* Du organisierst bei Bedarf Geschäftsreisen und externe Termine.
* Du hältst vereinbarte Aufgaben und Fristen nach und sorgst dafür, dass offene Punkte nicht verloren gehen.
* Du übernimmst kleinere organisatorische Themen und Projekte selbstständig.
**Administrative und kaufmännische Aufgaben**
* Du unterstützt bei der Bearbeitung von Eingangs- und Ausgangsrechnungen sowie beim laufenden Zahlungsverkehr.
* Du pflegst Bankbewegungen und kaufmännische Informationen in unseren Systemen.
* Du stimmst abrechnungsrelevante Änderungen und Rückfragen mit unserem Steuerberater beziehungsweise der externen Lohnabrechnung ab.
* Du bereitest Unterlagen und Informationen für Buchhaltung, Lohnabrechnung und interne Auswertungen vor.
* Du unterstützt dabei, unsere administrativen Abläufe weiter zu vereinfachen und zu digitalisieren.
**Das bringst du mit**
* Du hast eine kaufmännische Ausbildung oder bereits praktische Erfahrung im Office Management, in einer Assistenzfunktion oder in der allgemeinen Administration.
* Du arbeitest selbstständig, sorgfältig und zuverlässig und behältst auch bei mehreren Themen den Überblick.
* Du organisierst gerne, denkst mit und kümmerst dich aktiv darum, dass Aufgaben erledigt werden.
* Du trittst freundlich und verbindlich auf und kommunizierst sicher mit Mitarbeitenden, Kunden und Dienstleistern.
* Du gehst mit vertraulichen Informationen diskret und verantwortungsvoll um.
* Ein grundlegendes Verständnis für Rechnungen, Zahlungen und kaufmännische Abläufe ist von Vorteil. Umfangreiche Buchhaltungskenntnisse erwarten wir nicht