Medewerker Planning – 100%

Betrekking Functie: Medewerker domein Departement: Koninklijk Conservatorium Antwerpen Aanstelling: Statutair Vereist niveau: Professionele bachelor Volume: 100% Duur: Je krijgt een aanstelling in een statutair tijdelijk vacant ambt voor 100% ten vroegste vanaf 01-01-2027 en voor onbepaalde duur. Details ### **Taakomschrijving** Als Medewerker Planning werk je onder de verantwoordelijkheid van het diensthoofd Beleid en Organisatie en ondersteun je de organisatie van het Koninklijk Conservatorium Antwerpen op het vlak van les- en examenplanning. Je werkt de planningen autonoom uit in nauwe samenspraak met opleidingshoofden, artistieke coördinatoren, vakgroepvoorzitters, docenten en de productieafdeling. Je verwerkt alles in het online roosteringsysteem Asimut om bij te dragen aan de vlotte en operationele werking van het Conservatorium. Je volgt samen met je collega’s van het Onthaal de dagdagelijkse bijsturing van de planning op. Je staat onder andere in voor: * de verwerking van gegevens met betrekking tot uurrooster en planning. Je verzamelt gegevens m.b.t. beschikbaarheid van docenten en lokalen voor lesopdrachten, toelatingsproeven en examens, je contacteert juryleden voor openbare proeven en toelatingsproeven binnen de opleiding Muziek, je integreert alle gegevens in het online roosteringsysteem Asimut rekening houdend met verschillende parameters zoals de grootte van de lokalen, aanwezigheid van piano's, ...; * het uitvoeren van uiteenlopende administratieve taken binnen vastgelegde afspraken en procedures, teneinde bij te dragen aan de efficiënte en operationele werking van de processen van het Conservatorium. Je volgt de planning proactief op en zorgt dat lessen en examens tijdig ingepland geraken in de gepaste lokalen, je verzorgt de logistieke ondersteuning (zoals o.a. catering) bij openbare proeven, je volgt samen met de collega's van het Onthaal de eventuele wijzigingen op in het dagelijkse rooster, je bemant in uitzonderlijke gevallen (bij ziekte of overmacht) het Onthaal; * het fungeren als aanspreekpunt, via de verschillende communicatiekanalen, voor recurrente vragen met betrekking tot de les- en examenplanning. Zo verzorg je de communicatie naar de studenten en collega's via Asimut en Digitap, je volgt de externe communicatie m.b.t. openbare proeven op via de website, je woont interne werkgroepen bij zoals o.a. overleg met de vakgroepvoorzitters Muziek Klassiek en overleg Administratie en Organisatie. Je overlegt met de ICT-beheerder van Asimut; * het meewerken aan de optimalisatie van de procedures inzake planning en roostering om de administratieve werklast te verlichten en de kwaliteit van de resultaten te verhogen. Je initieert, stimuleert en draagt kwaliteitsvol denken en handelen uit. Je formuleert voorstellen tot bijsturing van interne processen met het oog op een kwalitatieve roostering en planning van het Conservatorium; * het volgen van de evoluties en ontwikkeli