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**ÜBER UNS**
Die SysDICE GmbH mit Sitz in Mannheim ist ein spezialisiertes Beratungsunternehmen mit ausgewiesener Expertise in Model-Based Systems Engineering (MBSE) und Künstlicher Intelligenz (KI). Wir arbeiten eng mit Kunden aus den Bereichen Raumfahrt, Verteidigung, Medizintechnik und anderen zusammen. Unser Ziel ist es, durch maßgeschneiderte MBSE-Lösungen komplexe Systeme beherrschbar zu machen und nachhaltig erfolgreich zu entwickeln.
Wir wachsen und suchen dafür dich: eine Person, die eng mit unserer Geschäftsführung zusammenarbeitet und den organisatorischen Alltag souverän in die Hand nimmt – und damit direkt zum Wachstum von SysDICE beiträgt. Dein Mindset ist für uns wichtiger als die Anzahl deiner Berufsjahre.
**DEINE ROLLE:**
Als Executive Assistant organisierst du Termine, Reisen und Meetings, übernimmst die administrative und finanzielle Vorarbeit und sorgst dafür, dass nichts untergeht. Die Stelle umfasst 20 Stunden pro Woche mit mit regelmäßigen Bürotagen in Mannheim.
**DEINE AUFGABEN:**
**Geschäftsführungsassistenz & Organisation**
* Du sorgst dafür, dass organisatorische Abläufe effizient und zuverlässig funktionieren.
* Du planst und koordinierst nationale und internationale Geschäftsreisen und organisierst Kunden-, Partner- und interne Meetings sowie Firmenevents.
**Office-Administration & Finance Support**
* Du bereitest Belege, Rechnungen und Reisekostenabrechnungen vor, prüfst sie und stellst eine vollständige und strukturierte Dokumentation für unsere Buchhaltung sicher.
* Mit der Zeit übernimmst du zusätzliche Verantwortung, etwa für die Erstellung von Angeboten und Ausgangsrechnungen, und unterstützt bei weiteren administrativen Finanzaufgaben.
* Du koordinierst die Kommunikation mit externen Dienstleistern, Steuerberatern und Rechtsberatern und unterstützt bei administrativen sowie vertraglichen Themen.
* Du behältst Fristen, offene Aufgaben und administrative Prozesse im Blick und stellst sicher, dass nichts untergeht.
* Du bringst Ideen ein, wie sich unsere administrativen Routinen vereinfachen lassen.
* Du nutzt KI-Tools im Alltag, um Routineaufgaben schneller zu erledigen.
**DEIN PROFIL:**
**Fachlich:**
* Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement) oder Studium in BWL, Management oder einem ähnlichen Bereich.
* Erste Berufserfahrung als Assistenz der Geschäftsführung, im Office Management oder in einer vergleichbaren Rolle ist ein Plus, aber keine Voraussetzung.
* Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift – du nutzt beide Sprachen täglich.
* Souveräner Umgang mit Microsoft 365 (Outlook, Excel, Word, PowerPoint, Teams) und modernen digitalen Tools.
* Freude an Zahlen, Struktur und genauem Arbeiten.
* Offenheit für KI: Du probierst neue Tools gern aus.
**Persönlich:**
* Du arbeitest strukturiert und behältst auch bei vielen parallelen Aufgaben den Überblick.
* Du handelst eigenverantwortlich und denkst mit.
* Du bist zuverlässig, diskret und v