Bürosachbearbeiterin bzw. Bürosachbearbeiter (m/w/d) für die Vorzimmer der Hausleitung

Das Bundesamt für Justiz (BfJ) ist eine Bundesoberbehörde im Geschäftsbereich des Bundesministeriums der Justiz und für Verbraucherschutz mit rund 1.400 Beschäftigten in Bonn. Als zentraler Dienstleister der Bundesjustiz und Ansprechpartner für den internationalen Rechtsverkehr erfüllt das BfJ vielfältige Aufgaben. Für eine unbefristete Einstellung suchen wir zwei **Vorzimmerkräfte für das Büro der Hausleitung (m/w/d)** Wir suchen zwei qualifizierte und dynamische Kräfte, die Freude daran haben, mit organisatorischem Geschick, Eigeninitiative und Fachkompetenz die Aufgabenerfüllung zu gewährleisten. Eine strukturierte Arbeitsweise und eine ausgeprägte Fähigkeit zur Selbstorganisation werden ebenso vorausgesetzt wie absolute Diskretion und Loyalität. Zu besetzen sind die beiden Stellen der Vorzimmerkraft der Präsidentin und des Vizepräsidenten. Neben dem Vorzimmerdienst übernehmen Sie zudem Bürosachbearbeitungsaufgaben im Präsidialbüro jeweils zur Hälfte Ihrer Arbeitszeit. **›** Chancen. Vielfalt. Perspektiven. **Ihre Aufgaben:** Im Vorzimmerdienst erledigen Sie im Schwerpunkt: › allgemeine Büro- und Sekretariatsaufgaben im Vorzimmer der Hausleitung › eigenverantwortliche Organisation des Kalenders der Präsidentin/des Vizepräsidenten inklusive vorausschauender Tages- und Wochenplanung › Koordinierung und Vor- und Nachbereitung von Terminen (insbesondere Zu- und Absagen, Anfordern von Zuarbeiten, Erstellung und Nachbereitung der Tagesmappen, Ergebnissicherung) › Bearbeitung des allgemeinen Schriftverkehrs der Präsidentin/des Vizepräsidenten (Posteingang und -ausgang) › telefonische und schriftliche Korrespondenz › selbstständige Erstellung von Schriftgut nach Stichwortangaben › Empfang und Betreuung von Gästen, Vor- und Nachbereitung der Besprechungsräume › Organisation und Nachbereitung der Reisen der Präsidentin/des Vizepräsidenten, einschließlich Fahrtenplanung, Bahn- und Hotelbuchungen sowie Reisekostenabrechnungen › Terminkontrolle und Wiedervorlagen für das Büro der Hausleitung › Sonderaufgaben nach Weisung der Leitung › Vertretung und gegenseitige Unterstützung im Team der Vorzimmerkräfte Als Assistenz im Präsidialbüro erwarten Sie: › Organisation von Terminen und Veranstaltungen der Leitungseinheit, inklusive Abrechnungen / Bewirtungsanträge › regelmäßige Abfrage des Verfahrensstandes; Überwachung von Verfügungen › Unterstützung bei der Bündelung, Koordination und Beantwortung von Anfragen › Führen von Listen, Tabellen, Statistiken und Verzeichnissen › Mit- und Zuarbeit in allgemeinen Verwaltungsangelegenheiten › Dokumenten- und Ablagenmanagement im Bereich der E-Akte Bund, Fachadministration im Bereich der E-Akte Bund › Administration des Berichtswesens (Erlasse BMJV, Schreiben der Hausleitung) › Redaktion der wöchentlichen Hausnachrichten (Koordination der Beiträge, Erstellung barrierefreier Dokumente) **Ihr Profil:** › abgeschlo