Description du poste
L’Institut de Français, établissement spécialisé dans la formation intensive au français pour adultes, accueille une clientèle internationale exigeante dans un cadre haut de gamme.
Nous recherchons une personne expérimentée, bilingue français-anglais, pour assurer la coordination administrative et opérationnelle de l’établissement et accompagner la Direction générale dans ses projets.
Directement rattaché(e) à la Directrice générale, vous occuperez un poste de confiance et polyvalent, avec un périmètre d'autonomie dans la conduite de vos missions et dans le cadre des priorités définies par la direction.
**Vos missions**
*Gestion des inscriptions et relations avec les étudiants*
* Prendre en charge les demandes d’information, les inscriptions et le suivi des dossiers.
* Assurer les échanges par courriel et par téléphone, en français et en anglais.
* Accompagner une clientèle internationale avec professionnalisme, courtoisie et réactivité.
* Veiller à la fiabilité des informations transmises et à la qualité du suivi, de la première prise de contact jusqu’au séjour.
*Coordination du fonctionnement quotidien*
* Assurer le suivi opérationnel de l’établissement et anticiper les besoins.
* Coordonner les différents prestataires intervenant dans le fonctionnement, l’entretien et la maintenance des locaux.
* Organiser les interventions, suivre leur réalisation et rendre compte à la direction.
* Gérer les imprévus avec discernement et proposer des solutions adaptées.
* Faciliter la circulation des informations entre la direction, les équipes et les intervenants extérieurs.
*Accompagnement de la Direction générale*
* Assister la Directrice générale dans le suivi de dossiers et la mise en œuvre de projets.
* Préparer les éléments nécessaires à leur avancement, coordonner les interlocuteurs concernés et suivre les échéances.
* Contribuer à l’amélioration des procédures et de l’organisation administrative.
* Traiter les informations et dossiers confiés avec une stricte confidentialité.
**Votre profil**
Vous justifiez d’une **expérience confirmée d’au moins 10 ans** dans une fonction d’assistanat de direction, de coordination administrative ou de gestion opérationnelle.
Votre maîtrise du français et de l’anglais vous permet de communiquer avec aisance et précision, à l’écrit comme à l’oral, auprès d’interlocuteurs internationaux.
Nous recherchons une personne :
* Rigoureuse et organisée, capable de gérer plusieurs dossiers et de hiérarchiser les priorités.
* Autonome, fiable et dotée d’un sens des responsabilités.
* Attentive à la qualité de service et à l’aise avec une clientèle exigeante.
* Capable de prendre des initiatives pertinentes et d’identifier les sujets nécessitant une décision de la direction.
* Discrète, diplomate et respectueuse de la confidentialité.
* À l’aise avec les outils bureautiques et les logiciels de gestion.
**Le poste**
Un rôle central au sein d’un établissement à taille humaine, dans un environnement international et