Description du poste
--- base: meta-keywords: meta-viewport: width=device-width, initial-scale=1.0 title: Assistentin --- Assistentin ============= Dauerstelle Amt für Städtebau Für unsere Assistenz, welche aus einem Dreierteam besteht und in der Stabstelle «Parlamentarische Geschäfte & Support» angesiedelt ist, suchen wir ab sofort oder nach Vereinbarung eine motivierte und engagierte Persönlichkeit. Ein wesentlicher Teil der Aufgaben umfasst die Unterstützung des Eventmanagements. Aufgaben Sie unterstützen das Kommunikationsteam beim Eventmanagement. Dies umfasst die Unterstützung bei Planung und Durchführung verschiedener Veranstaltungen (Organisation von Räumen, Technik und Catering, Adressenbewirtschaftung, Versand von Kommunikationsmitteln und Einladungen, Koordination der Dienstleister am Veranstaltungsort, Begrüssung der Gäste etc.) sowie die Vorbereitung der monatlich stattfindenden Mitarbeitenden-Meetings. Sie unterstützen die Bereiche bei diversen administrativen Tätigkeiten (z.B. Bearbeiten von Anträgen und Verfügungen, Tätigen von Versänden, Terminumfragen und -koordination, Erstellung von Traktandenlisten und Sitzungsprotokollen, Unterstützung bei Veranstaltungen). Sie übernehmen betriebliche Supportaufgaben für das gesamte Amt (z.B. Bestellung Bürobedarfsmaterial, Sitzungszimmerunterhalt, Verteilung von Post, Reservation von Sitzungszimmern, Verleih und Unterhalt von Sitzungsmaterialien etc.). Sie übernehmen den Kundendienst für Externe und Interne (z.B. Empfang, Auskünfte, Telefon). Profil Abgeschlossene kaufmännische oder gleichwertige Ausbildung Berufserfahrung in einer vergleichbaren administrativen Funktion Affinität zum Thema Eventmanagement Bereitschaft zur Anlassunterstützung vor Ort (Abendeinsätze) von Vorteil Hohe Dienstleistungsbereitschaft, Flexibilität, Belastbarkeit und Zuverlässigkeit auch in hektischen Situationen Organisationstalent sowie proaktive, selbständige, strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise mit der Fähigkeit, Prioritäten richtig zu setzen G