Description du poste
Aide Administrative - Département Projets de Construction (a) Lieu de travail Genève Taux d'activité entre 80 et 100 % Date de début à convenir Ce qui vous attend <br /> Assurer le soutien administratif quotidien de l'équipe en charge des projets de construction Gérer la boîte e-mail du département, le courrier entrant et sortant ainsi que les correspondances courantes Contacter et relancer les interlocuteurs internes et externes afin de réunir les informations et documents nécessaires Créer, organiser, mettre à jour et archiver les dossiers de projet sous format numérique et physique Ouvrir, suivre et clôturer les projets dans les outils internes et les plateformes des clients Assurer la saisie, le classement et la transmission des documents conformément aux processus définis Tenir à jour les tableaux de suivi, les échéances et les données administratives, contractuelles et financières des projets Préparer les offres, demandes de crédit, contrats et commandes destinés aux fournisseurs et mandataires Effectuer un premier contrôle administratif des contrats, commandes et factures Suivre les circuits de validation des documents et accompagner les partenaires externes dans leurs démarches administratives Traiter et suivre les factures fournisseurs ainsi que la facturation mensuelle des projets Préparer les décomptes finaux et accompagner la clôture administrative des projets Gérer les fournitures, le matériel et les logiciels nécessaires au bon fonctionnement de l'équipe <br /> Ce que vous apportez <br /> CFC d'employé·e de commerce ou formation jugée équivalente Première expérience de 1 à 2 ans dans une fonction administrative, idéalement dans un environnement de gestion de projets Une connaissance du secteur de la construction constitue un atout Excellente maîtrise du français, à l'oral comme à l'écrit. Connaissances de base de l'allemand souhaitées. Des connaissances en anglais constituent un atout Très bonne maîtrise de l'environnement Microsoft Office, notamment W