Tidsbegränsad anställning som administrativ assistent vid LINXS

LINXS institut för avancerad neutron- och röntgenvetenskap (www.linxs.se) är ett avancerat studieinstitut vars uppdrag är att främja vetenskap och utbildning med fokus på användningen av neutroner och röntgenstrålar, för att attrahera världsledande forskare för fokuserade forskningsbesök och att skapa internationella nätverk. LINXS arrangerar events och aktiviteter, främjar och utvecklar både nationella och internationella samarbeten och projekt, samt erbjuder bra lokaler där forskare kan interagera med varandra både personligen och digitalt. Av denna anledning behöver LINXS rekrytera en administrativ assistent med eventansvar. Personen kommer att vara ansvarig för att LINXS administrativa arbete fortlöper (exv. diarieföring, rese- och hotellbokningar, bokning av catering, återbetalningar samt uppdatering av webbsida), och för koordinering och medverkan vid LINXS olika evenemang. Arbetsuppgifter Support före, under och efter events/konferenser. Detta inkluderar att förbereda möten, boka lokaler, beställa catering, boka resor och hotell samt att vara på plats under evenemangen. Även förberedelse och underhåll av lokalerna inklusive beställningar av kontorsmaterial, teknisk support till arrangörer och deltagare, koordinering av konferensavgifter, hantering av kostnadsersättning för besökare och talare vid events, samt planering för mottagande av gästforskare. Ge deltagarsupport vid både fysiska som digitala events och aktiviteter, exempelvis att sätta upp och genomföra digitala möten, Spela in event och bearbeta videomaterialet. Uppdatering av kontaktlista och information avseende deltagare vid events, samt annan statistik som är underlag för rapportering av LINXS aktiviteter. Uppdatering av LINXS websida och eventmanagementsystem. Tjänsten kräver även att du är på plats. Hantering och registrering av dokumentation och beslut i Lunds universitets diarieföringssystem, föra protokoll och minnesanteckningar. Övriga administrativa uppgifter kan tillkomma utifrån verksamhe