Administratör med receptions- och lokalansvar

Vi söker en serviceinriktad administratör som vill vara med och skapa en välkomnande, professionell och välfungerande arbetsplats. Rollen kombinerar receptionsansvar med varierande administrativa uppgifter och ansvar för den dagliga driften av myndighetens lokaler. Om tjänsten I den här rollen kommer du främst att arbeta i myndighetens reception med tillhörande uppgifter. Du är myndighetens ansikte utåt och välkomnar medarbetare samt besökare. Receptionen är öppen vardagar kl.8-15 och du ansvarar tillsammans med dina närmsta kollegor för att den alltid är bemannad och tillgänglig för besökare. I ditt ansvar ingår den dagliga driften av myndighetens lokaler - ansvara för felanmälningar, kontakter med leverantörer av facility management samt andra praktiska lokalrelaterade frågor. Din arbetsdag kommer att vara mycket varierad, många frågor dyker upp oväntat och behöver åtgärdas direkt. Du kommer att boka möten, konferenser och andra arrangemang, beställa bl.a. kontorsmaterial, fika och blommor till myndighetens anställda. Som administratör kommer du att fungera som chefsstöd, samt i mån av tid stödja övriga organisationen med olika typer av administrativa uppgifter. I dina arbetsuppgifter ingår bl.a. mötesbokningar och protokollskrivning, registerföring i Excel, utskick av handlingar samt beställningar. Delar av arbetet kan förkomma på engelska. Tjänsten tillhör enheten internservice som är en del av avdelningen staben. Enheten ansvarar för myndighetens lokaler samt stödjer övriga organisationen med administrativa uppgifter. Om dig För att lyckas i rollen behöver du vara strukturerad, serviceinriktad och ha god förmåga att ta eget ansvar. Du arbetar självständigt, tar initiativ och ger ett professionellt stöd till verksamheten. Du har lätt för att samarbeta med andra, bygger goda relationer och bidrar till ett positivt arbetsklimat. Vidare bidrar du till att utveckla och förbättra rutiner, arbetssätt och processer. Vid rekryteringen kommer vi att lägga stor vikt vid personliga kompetenser. Vi söker dig som har: gymnasieutbildning eller motsvarande utbildning erfarenhet av arbete med kund-, besöks- eller medarbetarkontakter där service och bemötande varit en central del av uppdraget erfarenhet av administrativt arbete med t.ex. bokningar, handläggning och/eller sammanställning av information kvalificerad administrativ kunskap inom flera dataprogram/system så som Word, Excel och Outlook mycket goda kunskaper i svenska inom såväl tal som skrift goda kunskaper i engelska inom såväl tal som skrift. Det är meriterande för tjänsten om du har:  erfarenhet av arbete med lokalfrågor erfarenhet av receptionsarbete. Vad erbjuder vi? E-hälsomyndigheten är en myndighet i tillväxt och vi driver utvecklingen av nationell digital infrastruktur inom hälsa, vård och omsorg. Vi skapar förutsättningar för digitala tjänster och lösningar för både privatpersoner och professioner inom hälso- och sjukvård, apotek och socialtjänst. Vi arbetar för att hälsodata ska bli tillgängliga i hela vårdkedjan. Vi är cirka 700 medarbetare i Kalmar och Stockholm. Hos oss finns möjlighet att göra skillnad i en innovativ miljö med trevliga och kompetenta arbetskamrater. Läs mer om E-hälsomyndigheten som arbetsplats: Jobba hos oss Är du intresserad? Frågor angående tjänsten besvaras av: Rekryterande chef Carolin Gullberg: 010-106 07 18 Frågor angående rekryteringsprocessen besvaras av: HR-specialist Amanda Bogren: 010-106 08 82 Anställningen är ett vikariat på ca 1 år. Tillträde i början av februari eller enligt överenskommelse. Placeringsort för anställningen är Kalmar. Arbetet kan innebära tjänsteresor, främst mellan Kalmar och Stockholm. Välkommen att skicka in din ansökan och cv via vårt rekryteringsverktyg senast den 1 december 2026. Ladda gärna upp intyg som är relevanta för tjänsten i samband med din ansökan. Urvalsfrågorna utgår från kravprofilen för den här rekryteringen och dina svar ligger till grund för det urval som sker i processen. Att besvara urvalsfrågorna är en förutsättning för att din ansökan ska anses komplett. En anställning hos oss kan innebära placering i säkerhetsklass. Därför kan vi komma att behöva genomföra en säkerhetsprövning med registerkontroll enligt säkerhetsskyddslagen (2018:585). För en del arbetsuppgifter i säkerhetsklass krävs svenskt medborgarskap. Om du har beslut om skyddade personuppgifter, kontakta den HR-specialist som finns namngiven i annonsen. Läs mer om oss på www.ehalsomyndigheten.se