Voor een bedrijf dat klanten ondersteunt bij sales, marketing en communicatie zoeken we een Office Manager. Je werkt nauw samen met de oprichter en houdt overzicht over de facturatie, financiële administratie, personeelszaken en dagelijkse kantoorwerking. Je volgt dossiers zelfstandig op tot ze afgerond zijn. Bij nieuwe klanten zorg je dat de facturatiegegevens, prijzen en betalingsvoorwaarden correct vastliggen. Je bent ook het praktische aanspreekpunt voor collega’s, klanten, leveranciers en partners. Verzorg de facturatie, volg openstaande betalingen op en hou financiële overzichten actueel. Stem af met de accountant en signaleer tijdig wat aandacht vraagt. Verzamel bedrijfs- en facturatiegegevens van nieuwe klanten. Volg contracten, voorschotten en facturatieafspraken op met de klantverantwoordelijke. Bereid de loonverwerking voor, ondersteun de opstart van nieuwe collega’s en volg personeelsdossiers en het wagenpark op. Coördineer het kantooronderhoud en beheer voorraden, verzekeringen en leverancierscontracten. Bewaak administratieve deadlines, bereid informatie voor het management voor en zorg dat documenten en afspraken vlot terug te vinden zijn. Help teamactiviteiten organiseren en neem de praktische voorbereiding op je.
Profiel
Relevante ervaring in officemanagement, administratie of een vergelijkbare ondersteunende functie. Nauwkeurig met cijfers en documenten, met het vermogen om zelfstandig prioriteiten te stellen en dossiers af te ronden. Discreet met vertrouwelijke informatie en professioneel in contacten met klanten en leveranciers, ook bij het opvolgen van betalingen. Een vlotte pen in het Nederlands en vertrouwd met digitale tools zoals Teamleader, Microsoft 365, SharePoint en Canva. Nieuwe systemen maak je je snel eigen. Ervaring met facturatie, klantadministratie of loonvoorbereiding is een pluspunt.
Avantages
Een voltijdse functie op een moderne werkplek in Hasselt. Een loonpakket met extralegale voordelen, afgestemd op je ervaring. Een brede rol met duidelijke verantwoordelijkheden en rechtstreeks overleg met het management. Persoonlijke begeleiding en ruimte om je vakkennis verder te verdiepen.