Office Manager

Sint-Niklaas | Onthaal, administratie & kantoororganisatie Hou jij van organiseren, neem je graag verantwoordelijkheid en denk je spontaan mee over hoe iets beter kan? Dan leren we je graag kennen. Syndica is een ambitieus en groeiend syndicuskantoor met vestigingen in Sint-Niklaas en Gent. We beheren appartementsgebouwen en bouwen aan een professionele, toegankelijke en digitale dienstverlening. Als office manager zorg jij mee voor een vlotte kantoorwerking en ondersteun je onze collega’s in hun dagelijkse werk. Wat ga je doen? Eerstelijnscommunicatie: je beantwoordt telefoons, verwerkt de algemene mailbox en ontvangt bezoekers. Courante vragen handel je zelfstandig af; andere vragen registreer je correct en bezorg je aan de juiste collega. Administratieve ondersteuning: je ondersteunt onze gebouwbeheerders en financieel beheerders met briefwisseling, documentenbeheer, gegevensverwerking en andere administratieve taken. Opvolging: je vraagt ontbrekende informatie op, bewaakt je deadlines en volgt administratieve taken op tot ze afgerond zijn. Kantoororganisatie: je regelt praktische zaken zoals bestellingen, post, materiaal en het onthaal van nieuwe medewerkers. Verbetering: je denkt actief mee over slimmere werkwijzen en gebruikt software en AI om je werk efficiënter te organiseren. Je krijgt een duidelijk kader en heldere verantwoordelijkheden. Daarbinnen krijg je het vertrouwen en de ruimte om je werk zelfstandig te organiseren en te optimaliseren. Profiel Wie zoeken we? Je bent nauwkeurig, betrouwbaar en neemt verantwoordelijkheid voor je werk. Je kan prioriteiten stellen, neemt initiatief en vraagt tijdig hulp wanneer dat nodig is. Je communiceert vlot en professioneel in het Nederlands, zowel mondeling als schriftelijk. Je bent klantgericht en vriendelijk. Je bent digitaal vaardig en wil nieuwe software en AI actief leren gebruiken. Je voelt je thuis in een groeiend bedrijf waar taken en werkwijzen evolueren. Ervaring in administratie, onthaal of kantoorondersteuning is een troef. Ervaring in de vastgoedsector is geen vereiste. We hechten vooral belang aan je ingesteldheid, organisatietalent en leerbereidheid.

Wat bieden wij? Een afwisselende functie met verantwoordelijkheid en ruimte voor eigen initiatief. Een innoverend bedrijf, geleid door jonge ondernemers, waar jouw input en verbetervoorstellen aangemoedigd worden. Een betrokken team, korte communicatielijnen en toegankelijk management. Opleiding en begeleiding om onze sector, software en werking te leren kennen. Een marktconform loon met aantrekkelijke extralegale voordelen, waaronder een bedrijfswagen en hospitalisatieverzekering.

Alfabet is de holding boven verschillende vooruitstrevende bedrijven in de PropTech en brede bouw- en vastgoedsector, met ERA als bekendste merk. Bij Alfabet geloven wij in de kracht van samenwerken. In onze bedrijven verbinden om de individuele power te overstijgen. Als groep zijn we in staat om snel, krachtig en duurzaam te groeien, om op de lange termijn impact te maken op de uitdagingen van onze sector.