Tijdelijk administratief medewerker gebouwenbeheer

Voor onze klant een professioneel en dynamisch syndicuskantoor dat instaat voor het dagelijkse beheer van mede-eigendommen zijn wij op zoek naar tijdelijke versterking. Ze streven naar een persoonlijke aanpak, een vlotte communicatie en een kwalitatieve dienstverlening voor mede-eigenaars, bewoners en leveranciers. Wij zijn op zoek naar een gemotiveerde en nauwkeurige administratief medewerker syndicus die hun ondersteunt bij de dagelijkse administratieve werkzaamheden en bijdraagt aan een efficiënt beheer van hun gebouwen. Je takenpakket bestaat onder andere uit: Het beantwoorden van telefonische en schriftelijke vragen van mede-eigenaars, huurders, bewoners en leveranciers. Het opvolgen en verwerken van inkomende en uitgaande e-mails en briefwisseling. Het beheren en actualiseren van administratieve dossiers van mede-eigendommen. Het opstellen, versturen en klasseren van brieven, verslagen, documenten en andere correspondentie. Het voorbereiden en administratief ondersteunen van algemene vergaderingen van mede-eigenaars. Het opmaken en versturen van uitnodigingen, aanwezigheidslijsten en notulen, volgens de interne afspraken. Het opvolgen van meldingen, klachten, herstellingen en technische interventies in samenwerking met de syndicus en leveranciers. Het verwerken en controleren van facturen en het doorsturen ervan voor verdere behandeling. Het bijhouden van digitale en papieren archieven. Het ondersteunen van de syndicus bij de dagelijkse organisatie en planning. Het bewaken van deadlines en zorgen voor een correcte administratieve opvolging van dossiers. Profiel Wij zoeken een enthousiaste en verantwoordelijke kandidaat die graag administratief werk verricht en houdt van structuur en organisatie. Je herkent jezelf in het volgende profiel: Je beschikt over een administratieve opleiding of hebt relevante werkervaring in een administratieve functie. Je werkt nauwkeurig, gestructureerd en zelfstandig. Je bent communicatief sterk en klantvriendelijk. Je hebt een goede kennis van het Nederlands, zowel mondeling als schriftelijk. Je kunt vlot werken met Microsoft Office, waaronder Outlook, Word, Excel en Organimmo. Je bent organisatorisch sterk en kunt verschillende dossiers tegelijkertijd opvolgen. Je bent discreet en gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie. Je bent stressbestendig, oplossingsgericht en neemt initiatief. Je hebt een professionele en behulpzame houding tegenover klanten, mede-eigenaars en leveranciers.

Een gevarieerde administratieve functie met verantwoordelijkheid. Een aangename werkomgeving binnen een professioneel en collegiaal team. Een grondige begeleiding en de mogelijkheid om de nodige kennis van syndic en vastgoedbeheer op te bouwen. Ruimte voor persoonlijke ontwikkeling en verdere opleiding. Een marktconforme verloning, afgestemd op jouw ervaring en competenties. Een bespreekbaar voltijds of 4/5 uurrooster. Een stabiele werkomgeving met mogelijkheden op lange termijn.

INFINITY JOBS werd opgericht in 2014 te Izegem door Annelies Van Hamme. Een echte "self made woman” die de sprong gewaagd heeft om een erkend uitzendbedrijf zelf op poten te zetten. INFINITY JOBS is specialist in het screenen, selecteren en rekruteren van zowel arbeiders als bedienden in alle sectoren, ook de bouwsector. Na het eerste kantoor te Izegem geopend te hebben in juni 2014, volgde al snel het tweede kantoor in juni 2015 te Brugge. In 2017 werden ook de kantoren te Waregem en Oudenaarde opgestart. Ook in Kortrijk en Menen staan we sinds 2022 op de kaart, het kantoor van Brugge kent sinds begin 2024 zijn nieuwe locatie op de Koning Albert I-laan te Brugge. Niettegenstaande de uitbreiding van het kantorennetwerk en eigen personeelsbestand heel wat energie en tijd vergt, blijft Annelies Van Hamme investeren in mensen en de toekomst van het bedrijf. Infinity Jobs met zetel in Izegem heeft een echte West-Vlaamse KMO bedrijfscultuur en richt zich dan ook voornamelijk tot