PROJECT ADMINISTRATION OFFICER - HALFTIJDS

Heb je oog voor detail en een passie voor projectadministratie? Werk je graag nauwkeurig en efficiënt in een dynamische omgeving? Dan ben jij de administratieve kracht die ons team nodig heeft! Als project administration officer zorg jij ervoor dat alles administratief op wieltjes loopt, zodat het projectteam zich op de inhoudelijke doelen kan focussen. Doelstelling Als project administration officer binnen het team International Business Transformation ondersteun je de administratieve en organisatorische werking van onder andere de Europese projecten Crossroads, CrossS3 en CrossWise. Je zorgt ervoor dat projectdocumentatie, overlegmomenten en rapporteringen zorgvuldig worden voorbereid en opgevolgd. Zo help je de projectmanagers en partners om de projecten efficiënt uit te voeren en de vooropgestelde resultaten te behalen. Als project administration officer kom je terecht in een klein, gemotiveerd team waarin collega’s nauw samenwerken, kennis delen en elkaar ondersteunen. Je neemt zelf initiatief en bouwt mee aan de verdere ontwikkeling van de werking. Wat ga je doen? • Je ondersteunt de voorbereiding, planning en opvolging van projectvergaderingen en overlegorganen. Je verzorgt praktische afspraken, stelt agenda’s en verslagen op en volgt actiepunten mee op. • Je helpt bij het opstellen en actualiseren van overzichtsdocumenten (bv. timing van voortgangsrapportages, budgetten en projectplanningen). Voor de financiële rapportering werk je nauw samen met de projectcel van POM West-Vlaanderen. • Je helpt bij de praktische organisatie van projectactiviteiten, zoals partnerbijeenkomsten, infosessies, workshops en evenementen. • Je beheert en structureert de projectdocumentatie, waaronder projectaanvragen, overeenkomsten, correspondentie, bewijsstukken en andere relevante documenten. • Je biedt ondersteuning bij de administratieve verwerking van subsidie- en projectdocumenten, partnerovereenkomsten, offertes, opdrachten en contracten. • Je staat in voor een correcte en professionele communicatie met interne en externe stakeholders (bv. lokale overheden, bedrijven en andere partners) in functie van de administratieve opvolging van de projecten. • Je waakt mee over een volledige, correcte en tijdige administratieve opvolging van de projecten en denkt actief mee na over efficiënte werkmethodes en de verbetering van administratieve processen. Functieprofiel • Je houdt van administratie, bent organisatorisch sterk en werkt graag in een ondersteunende rol. • Je communiceert vlot en professioneel, zowel mondeling als schriftelijk. Kennis van het Frans of de wil om hierin bij te scholen is belangrijk, gezien de internationale context van de projecten. • Je werkt nauwkeurig en planmatig. Je hebt oog voor detail. • Je beschikt over een goede kennis van Microsoft Office (Word, Outlook en Excel). • Je bent klantgericht, werkt graag samen met collega’s en projectpartners en gaat op een constructieve manier om met uiteenlopende vragen en deadlines. • Je stelt je i

Wat bieden we jou • Een halftijds contract van bepaalde duur (19 uur per week) tot en met 22 december ‘28. • Competitieve verloning (bruto maandsalaris B1 aan indexering september ’26: € 3.120,78 - € 4.212,15). • Extra voordelen zoals eindejaarspremie, vakantiegeld, maaltijdcheques (€8) • 35 verlofdagen, glijdende werkuren en de mogelijkheid tot telewerk. • Een inspirerende en dynamische werkomgeving met ruimte voor persoonlijke groei en innovatie.

POM West-Vlaanderen is een provinciaal agentschap met een hart voor de ondernemers. Samen met onze partners maken we van West-Vlaanderen een provincie waar ondernemers kunnen groeien op een duurzame manier. We stimuleren ondernemingszin, investeren in ruimte om te ondernemen, brengen innovatie dichter bij de ondernemer en ontwikkelen het aanwezige talent in West-Vlaanderen.